List motywacyjny obok Curriculum Vitae stanowi integralną część każdego dossier zawodowego. Podstawowym jego celem jest przede wszystkim autoreklama i umiejętność wypromowania własnej osoby, dlatego powinien być tak skonstruowany, aby nie tylko przyciągnął uwagę odbiorcy, ale także utwierdził tegoż odbiorcę w przekonaniu, że właśnie nas powinien zaprosić na rozmowę kwalifikacyjną. Dobrze przygotowany list motywacyjny kładzie nacisk na potrzeby pracodawcy oraz naszą wartość jako kandydata. Treść listu motywacyjnego uzależniona jest więc od tego, czy aplikujemy na konkretne stanowisko, czy też chcemy ogólnie przedstawić swoją osobę, zaznaczając tylko obszar swoich zainteresowań.

Zanim przystąpisz do napisania listu motywacyjnego, musisz odpowiedzieć sobie na dwa podstawowe pytania: Dlaczego starasz się o pracę na tym konkretnym stanowisku? Dlaczego uważasz, że potencjalny pracodawca poszukujący pracownika powinien zatrudnić właśnie Ciebie? Odpowiedzi na powyższe pytania to nic innego jak Twój list motywacyjny.

Oto przydatne wskazówki do napisania listu motywacyjnego:

Wskazania techniczne:

Obecnie istnieje wiele szkół pisania CV i listów motywacyjnych. Jedni uważają, że list motywacyjny powinien być napisany odręcznie, bo wówczas na podstawie charakteru pisma można dokonać interpretacji cech osobowościowych, inna szkoła mówi o pisaniu dokumentów na komputerze w celu zachowania optymalnej przejrzystości, czytelności i nadaniu pożądanego, oficjalnego tonu. Niewątpliwie forma komputerowa dokumentów jest obecnie bardziej preferowana przez potencjalnych pracodawców ze wzglądu na to, iż w większości ofert pracy prosi się zainteresowane osoby o przesyłanie CV i listu motywacyjnego właśnie pocztą elektroniczną.

Pamiętajmy, że list motywacyjny nie może być ani zbyt długi, ani zbyt krótki, a jego treść powinna się zmieścić na jednej stronie formatu A4. Ważnym elementem jest wybór odpowiedniego rodzaju czcionki oraz zachowanie takiego jej rozmiaru, aby list nie stracił na swojej przejrzystości i estetyce. Nie próbujmy stosować działań typu: dużo tekstu małą czcionka, gdyż zadziała to na naszą niekorzyść, zniechęci potencjalnego odbiorcę do wczytywania się w treść, wprowadzi informacyjny chaos. Jeśli list motywacyjny jest zbyt długi istnieje zagrożenie, że w ogóle nie zostanie przeczytany. List zbyt krótki również może być źle odebrany, może sugerować, że nie mieliśmy co napisać lub że tworzyliśmy go w pośpiechu i bez przekonania.

Błędy ortograficzne w dokumentach dyskwalifikują nas jako kandydatów do pracy bez względu na ofertę pracy, stanowisko, jego rangę i firmę. Błędy w imieniu czy nazwisku osoby, do której kierujemy list lub niepoprawnie napisana nazwa firmy, podana inna nazwa firmy, niż ta do której list zostaje przesłany, najczęściej także nas dyskwalifikuje jako potencjalnych pracowników. Dlatego pamiętajmy: gdy napiszemy list motywacyjny przeczytajmy go kilka razy przed wysłaniem, nanieśmy poprawki, skorygujmy nieścisłości i utwierdźmy się w przekonaniu, że nie ma w nim błędów ortograficznych.

Bardzo istotne jest również samo rozplanowanie treści listu na stronie, tak aby zachować optymalną przejrzystość. Formalne wymagania są takie same jak w odniesieniu do typowej korespondencji urzędowej: w nagłówku listu w prawym górnym rogu umieszczamy datę, następnie nieco niżej po lewej stronie podajemy swoje imię i nazwisko, adres, telefon kontaktowy, zaś znowu trochę niżej, po prawej stronie umieszczamy imię i nazwisko nadawcy i/lub nazwę firmy.

Pamiętajmy, że bardzo ważne jest użycie zwrotów grzecznościowych na początku listu motywacyjnego (Szanowna Pani/Panie, Szanowni Państwo) oraz na końcu (z poważaniem, z wyrazami szacunku).

Do kogo kierujemy list motywacyjny

W zależności od kontekstu sytuacyjnego, list motywacyjny kierujemy do różnych osób lub instytucji. Jego treść będzie trzeba każdorazowo modyfikować, tak aby dostosować ją do potrzeb potencjalnego odbiorcy, czyli:
a) konkretnej firmy, która poszukuje pracownika
b) firmy, w której my sami chcielibyśmy uzyskać zatrudnienie
c) gdy wysyłamy dokumenty do agencji doradztwa personalnego lub pokrewnych instytucji.

Istotnym elementem jest zatem fakt, do kogo nasz list jest adresowany. W tym celu powinniśmy dokładnie przestudiować ofertę pracy, żeby dowiedzieć się kto jest autorem oferty i do kogo należy przesyłać swoje dokumenty. Oto kilka możliwych wariantów:

• oferta pracy, w której podana jest nazwa firmy - w takim przypadku w liście umieszczamy pełną nazwę firmy, która widnieje w ogłoszeniu oraz jej adres.
• oferta pracy, w której podana jest nazwa firmy oraz osoba, do której należy przesyłać aplikacje - w takim przypadku list kierujemy personalnie do osoby, której imię i nazwisko spisujemy z ogłoszenia, następnie umieszczamy nazwę i adres firmy.
• gdy nie odpowiadamy na konkretną ofertę pracy, a jedynie chcemy ogólnie przedstawić swoją osobę, powinniśmy oprócz nazwy firmy i jej adresu zaznaczyć w liście motywacyjnym do jakiego działu lub do jakiej osoby korespondencja jest kierowana, np.: "Dyrektor Departamentu Finansowego, XYZ Sp. z o.o., ul..." lub "Prezes Zarządu XYZ Sp. z o.o. ..." Gdy znane są nam personalia osoby z Departamentu Finansowego czy Prezesa Zarządu tejże firmy, oczywiście wymieniamy imię i nazwisko poprzedzając je wyrażeniem grzecznościowym.

Wskazania merytoryczne

Gdy odpowiadamy na konkretną ofertę pracy w liście motywacyjnym należy podać: pełną nazwę stanowiska, numer referencyjny (jeśli jest zamieszczony w ofercie pracy), miejsce ukazania się (np. tytuł prasowy, serwis internetowy) oraz datę publikacji.

Oto przykład:

"W odpowiedzi na ofertę pracy zamieszczoną w Gazecie Wyborczej z dnia 6 marca 2003 roku dotyczącą stanowiska Kierownika Działu Finansowego (oferta o numerze referencyjnym KDF/03/06), przesyłam swoje CV wraz z listem motywacyjnym ......"

"W nawiązaniu do oferty pracy, która ukazała się w serwisie internetowym www.jobs.pl, dotyczącej stanowiska Kierownika Działu Finansowego (nr ref.: KDF/03/06) chciałbym zaprezentować swoje CV
list motywacyjny ..."

Słowa klucze

W dalszej części listu, spróbujmy w kilku zdaniach podsumować swoją dotychczasową karierę zawodową w oparciu o kryteria zawarte w ofercie pracy, czyli tak zwane słowa klucze (w poniższej tabeli zostały zaznaczone na czerwono):

Oto przykład:

Stosując słowa klucze przy tworzeniu listu motywacyjnego uwypuklamy to, co ważne jest z punktu widzenia pracodawcy, a więc te umiejętności, kompetencje, wiedzę i doświadczenie niezbędne do pracy na proponowanym stanowisku. W ten sposób jesteśmy w stanie przekonać czytającego aplikację o adekwatności naszej kandydatury do tej pracy.

W liście motywacyjnym powinny znaleźć się informacje o naszych mocnych stronach, przy czym opis ten nie może być zbyt przejaskrawiony. Skupmy się na autentycznych cechach i wartościach, które możemy wnieść do firmy pracodawcy i które jednocześnie przekonają tegoż pracodawcę, że będziemy efektywnie funkcjonować na danym stanowisku. Jeżeli np. z natury nie potrafimy być punktualni, nie zapewniajmy w liście motywacyjnym, że punktualność jest naszą dużą zaletą; jeśli nie możemy być w pełni dyspozycyjni, nie piszmy, że taką dyspozycyjność gwarantujemy pracodawcy, itp.

Pisząc list motywacyjny musimy pamiętać, że jego zadaniem jest takie przedstawienie własnej osoby, aby wzbudzić zainteresowanie pracodawcy, a w konsekwencji uzyskać zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Dlatego w końcowej części listu motywacyjnego powinno znaleźć się uzasadnienie faktu ubiegania się o pracę, podkreślenie przydatności naszej osoby dla firmy ze wskazaniem na posiadane predyspozycje osobowościowe takie jak: efektywność, odpowiedzialność, lojalność, wysoka motywacja do pracy i zaangażowanie w powierzone zadania, nastawienie na ciągły rozwój i doskonalenie zawodowe.

W liście motywacyjnym nie wolno:

• prosić o pracę (należy napisać dlaczego firma powinna zatrudnić właśnie nas)
• używać skrótów lub sloganów
• podawać faktów, których nie można zweryfikować
• przepraszać
• tłumaczyć się
• nakazywać cokolwiek komukolwiek
• podawać informacji niezgodnych z prawdą
• używać języka pretensjonalnego, towarzyskiego
• robić błędów ortograficznych
   

Autor: Izabela Juralewicz
HR Operations Manager
JOBS.PL SA
im@jobs.pl

Polecamy także: