Asystent / Asystentka Biura - Kompleksowe Wsparcie Administracyjne i Front Office

Poszukujemy dobrze zorganizowanej i odpowiedzialnej osoby na stanowisko Asystenta / Asystentki Biura, odpowiedzialnej za codzienne funkcjonowanie biura, wsparcie administracyjne oraz zapewnienie doskonałego pierwszego wrażenia wszystkim klientom odwiedzającym nasze biuro.

Obowiązki:

Front office i obsługa klienta:

• Profesjonalne przyjmowanie klientów i gości.
• Zarządzanie recepcją i dbanie o wysoki standard wyglądu biura.
• Obsługa przychodzących połączeń telefonicznych, e-maili oraz bieżącej korespondencji.

Obowiązki administracyjne i asystenckie:

• Zarządzanie kalendarzami, umawianie spotkań i koordynacja terminów dla agentów
• Przygotowywanie sal konferencyjnych, organizacja materiałów oraz zapewnienie sprawnego przebiegu spotkań.
• Nadzór nad zaopatrzeniem biura, składanie zamówień i współpraca z dostawcami.
• Organizacja dokumentów, prowadzenie elektronicznego i papierowego archiwum.
• Wsparcie zarządu w bieżących zadaniach administracyjnych, w tym proste raporty, follow-up’y i koordynacja zadań.
• Przygotowywanie podstawowych dokumentów, prezentacji, zestawień oraz komunikacji wewnętrznej.
• Wsparcie przy organizacji podróży służbowych i rezerwacjach, w razie potrzeby.

Wsparcie marketingu i operacji:

• Tworzenie prostych materiałów marketingowych, takich jak krótkie nagrania wideo, rolki czy podstawowe treści promocyjne.
• Wsparcie procesów operacyjnych oraz współpraca z innymi działami, gdy jest to konieczne.
• Zapewnienie sprawnego przepływu informacji w biurze.

Wymagania:

• Doskonałe umiejętności organizacyjne, dbałość o szczegóły oraz zdolność do pracy nad wieloma zadaniami jednocześnie.
• Profesjonalne umiejętności komunikacyjne i pewność siebie w kontakcie z klientem.
• Biegłość w obsłudze standardowych narzędzi komputerowych:
•      Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
•      Google Workspace
•      Narzędzia do obsługi poczty elektronicznej i kalendarzy
•      Podstawowe narzędzia cyfrowe do tworzenia prostych materiałów wideo lub graficznych (możliwe przeszkolenie)
• Języki: wymagana znajomość języka polskiego hiszpańskiego i angielskiego;
• Umiejętność samodzielnej pracy, wysoki poziom odpowiedzialności i dyskrecji.
• Ważne prawo jazdy kat. B.
• Doświadczenie na stanowisku administracyjnym lub w recepcji / front office będzie dodatkowym atutem.

Oferujemy:

• Stabilne stanowisko w renomowanej, wielojęzycznej agencji nieruchomości.
• Jasno określony zakres obowiązków oraz wspierające, profesjonalne środowisko pracy.
• Możliwość rozwoju zarówno w obszarze administracji, jak i działań marketingowych.
• Dynamiczne, międzynarodowe środowisko pracy na Costa del Sol.

Jak aplikować:

Prosimy o przesłanie CV za pomocą przycisku Aplikuj teraz z dopiskiem w temacie wiadomości: Office Assistant Application.