Büromanager

Die Stelle ist vor Ort im Filics-Büro in München, wo Engineering, Montage und das restliche Team Seite an Seite arbeiten. Du übernimmst das Büro komplett in Eigenverantwortung: Du etablierst Abläufe, planst Verbesserungen und sorgst dafür, dass einfach alles funktioniert. Du berichtest an den VP Operations, arbeitest eng mit HR zusammen und bist erste Ansprechperson für das Team, Gäste und Dienstleister. Diese Position wird von pplwise für den Kunden Filics besetzt.

Aufgaben

Du verantwortest den täglichen Büroablauf und etablierst Routinen, die für einen reibungslosen Betrieb sorgen; Du planst Verbesserungen im Büro und setzt sie um, während das Team wächst; Du steuerst die Zusammenarbeit mit Vermieter, Facility Management und externen Dienstleistern; Du behältst den Bestand an Büromaterial im Blick und bestellst, was das Team braucht; Du empfängst Gäste, Bewerbende und Partner im Büro; Du koordinierst die ein- und ausgehende Post sowie Pakete des Büros; Du unterstützt HR bei der Planung von Meetings und Vorstellungsgesprächen und organisierst Reisen und Transfers für Bewerbende und Gäste; Du bereitest das Onboarding neuer Teammitglieder vor Ort vor, z. B. Arbeitsplatz, Schlüssel und Ausstattung; Du organisierst Office-Aktivitäten und Team-Events, die das Team zusammenbringen

Anforderungen

Erfahrung im Office Management oder in der Administration, idealerweise in einem Start-up oder wachsenden Unternehmen; Sicherer Umgang mit Microsoft Office; Fließendes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift; Starke Kommunikationsfähigkeit: Du gibst Informationen klar und auf den Punkt weiter; Du behältst viele Aufgaben gleichzeitig im Blick und setzt die richtigen Prioritäten; Du übernimmst Verantwortung und packst an, was zu tun ist, ohne darauf zu warten, dass dich jemand fragt; Eine freundliche, positive und offene Art

Wir bieten

Volle Verantwortung für das Büro und die Freiheit, es nach deinen Vorstellungen zu gestalten; Eine zentrale Rolle in einem kleinen, hochkarätigen Team; Enger Austausch mit allen Bereichen des Unternehmens, von Engineering bis Montage; Schnelles Wachstum: Du baust das Büro mit auf, während das Unternehmen wächst; Eine Vor-Ort-Stelle in München