Specjalista/Specjalistka ds. administracji, finansów i wsparcia zarządu

1. Finanse operacyjne i raportowanie:
- prowadzenie i regularna aktualizacja raportu cash-flow firmy,
- prowadzenie zestawień przychodów i kosztów,
- przygotowywanie cyklicznych raportów finansowo-operacyjnych na potrzeby Zarządu,
- kontrola faktur kosztowych i kompletności dokumentacji,
- przygotowywanie zestawień płatności do akceptacji,
- monitorowanie terminów płatności, zobowiązań oraz należności,
- kontrola kosztów stałych, abonamentów oraz innych powtarzalnych wydatków,
- porównywanie faktur z zaakceptowanymi ofertami, zleceniami, zamówieniami lub umowami,
- przygotowywanie danych i dokumentów dla zewnętrznego biura księgowego,
- bieżąca współpraca i koordynacja z biurem księgowym,
- egzekwowanie i uzupełnianie brakujących dokumentów księgowych.
2. Administracja i dokumentacja firmy:
- organizowanie i prowadzenie elektronicznego archiwum dokumentacji firmowej, rownież w ramach prowadzonych projektów,
- prowadzenie rejestru umów, aneksów, ofert, zamówień, zleceń i innych dokumentów firmowych,
- pilnowanie terminów wynikających z umów i innych zobowiązań,
- obsługa bieżącej korespondencji administracyjnej,
- kontakt z dostawcami oraz usługodawcami w sprawach dokumentacyjnych i organizacyjnych,
- przygotowywanie zestawień, dokumentów i materiałów na potrzeby Zarządu,
- dbanie o prawidłowy przepływ informacji i dokumentów pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za poszczególne obszary firmy.
3. Dokumentacyjne wsparcie produkcji i zakupów:
- tworzenie i prowadzenie uporządkowanego rejestru dostawców,
- archiwizowanie ofert i kosztorysów,
- prowadzenie dokumentacji zamówień i zleceń produkcyjnych,
- kontrola, czy przed realizacją zlecenia dostępne są uzgodnione ceny, ilości, terminy i warunki,
- archiwizowanie i porządkowanie tech packów oraz ich kolejnych wersji,
- przyporządkowywanie faktur do właściwych zamówień i zleceń,
- zapewnienie, że dokumentacja dostawców i produkcji jest kompletna i łatwo dostępna.
4. Wsparcie Zarządu/funkcja asystencka.
- bezpośrednie wsparcie Zarządu w bieżących sprawach firmy,
- przygotowywanie informacji, raportów oraz zestawień na żądanie Zarządu,
- wyszukiwanie informacji i dokumentów w systemach firmy,
- monitorowanie realizacji uzgodnionych zadań i terminów,
- kontaktowanie się z dostawcami, księgowością i innymi partnerami w imieniu Zarządu w sprawach operacyjnych,
- przygotowywanie dokumentacji przed spotkaniami lub decyzjami,
- pomoc organizacyjna w prowadzeniu bieżących projektów oraz wysyłek do klientów.
5. Obsługa systemów i ciągłość operacyjna:
- znajomość lokalizacji podstawowych danych i dokumentów,
- umiejętność pobierania podstawowych raportów,
- znajomość struktury dostępów i współpracy z dostawcami systemów,
- utrzymywanie uporządkowanej dokumentacji dostępów i procesów,
- zapewnienie ciągłości administracyjnej i informacyjnej firmy.

Wymagania:
wykształcenie - wyższe (w tym licencjat)
wykształcenie - średnie zawodowe
zawód - Asystent zarządu
umiejetności - Obsługa komputera
umiejetności - staranność, dokładność
umiejetności - samodzielność
umiejetności - Dobra organizacja pracy
Wymagania niezbędne:
- minimum średnie wykształcenie, mile widziane wyższe lub w trakcie studiów zaocznych,
- bardzo dobra znajomość obsługi komputera,
- dobra znajomość Excel/Google Sheets,
- umiejętność pracy z liczbami, zestawieniami i dokumentacją finansową,
- bardzo dobra organizacja pracy,
- dokładność i skrupulatność,
- samodzielność oraz umiejętność doprowadzania powierzonych spraw do końca,
- odpowiedzialność,
- wysoki poziom dyskrecji i poufności,
- umiejętność pracy z wieloma dokumentami i systemami,
- swobodna komunikacja e-mailowa i telefoniczna.

Wymagania dodatkowe:
- doświadczenie w administracji, finansach operacyjnych, księgowości, office management lub wsparciu Zarządu,
- doświadczenie w e-commerce,
- podstawowa znajomość rachunkowości,
- doświadczenie w przygotowywaniu cash-flow lub raportów przychodowo-kosztowych,
- doświadczenie we współpracy z biurem księgowym,
- znajomość systemów e-commerce, ERP, CRM lub programów księgowych,
- język angielski na poziomie pozwalającym na podstawową komunikację i pracę z dokumentami.

Źródło oferty: ePraca, Powiatowy Urząd Pracy w Rykach.