Team Assistant (m/w/d) | Region NRW | Vollzeit oder Teilzeit

Als Team Assistant bei JLL übernimmst Du eine zentrale Rolle in unserem Leasing-Team NRW. Du unterstützt unsere Vermietungsexperten durch Deine analytische Expertise und organisatorischen Fähigkeiten, um optimale Ergebnisse für unsere Kunden zu erzielen. Bei JLL glauben wir, dass die effektivsten Teams entstehen, wenn jeder befähigt wird, sein Potenzial voll auszuschöpfen. In dieser Position wirst Du die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen fördern und innovative Lösungen entwickeln, die unseren Kunden einen Mehrwert bieten. Wir unterstützen uns gegenseitig in unserem Wohlbefinden und fördern Inklusion und Zugehörigkeit in allen Teams – und Du wirst ein wichtiger Teil dieser Kultur sein.

Aufgaben

Unterstützung des Leasing-Teams NRW eigenständig und pro-aktiv bei allen administrativen Aufgaben; Selbstständige Datenpflege in CRM-Programmen (z.B. Leasing OS) – eine ausführliche Einarbeitung ist selbstverständlich; Verfassen und Versenden der gesamten Korrespondenz inkl. Erstellung von Angeboten, eLonglists, Übersichtskarten und Excel-Longlists in deutscher und englischer Sprache; Erstellung von Berichten, Auswertungen, Angeboten und Präsentationsunterlagen in deutscher und englischer Sprache; Organisation von Team-, Eigentümer- und Kundenbesprechungen (inhouse oder digital); Reisebuchungen und Reisekostenabrechnung; Vorbereitende Arbeiten für die Buchhaltung (Eingangsrechnungen prüfen und zuordnen, Ausgangsrechnungen vorbereiten und finalisieren) inkl. Nachverfolgung offener Rechnungen; KYC- und GwG-Prüfung, Handelsregisterprüfung; Verwaltung von IT-Equipment und Objektschlüsseln; Proaktives Einholen von Updates (Objekt- und Flächendetails, Ausstattungsmerkmale und weiterführende Informationen sowie Bildmaterial) bei lokalen, regionalen und internationalen Immobilieneigentümern, Asset- und Vermietungsmanagern in der Region NRW; Stetige Optimierung der Bestandsdaten in unserem Datenbanksystem und auf unseren Onlinemarktplätzen (OLM, IS24, Immowelt/-net) inkl. der Vergabe von Credits; Unterstützung bei der quartalsweisen Datenerhebung in Zusammenarbeit mit Research; Kommunikation und Wissensaustausch mit anderen Business Lines und Support-Teams

Anforderungen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; Relevante Berufserfahrung; Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere PowerPoint, Excel und Outlook); Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Interesse an und Aufgeschlossenheit gegenüber dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz; Gute Kommunikationsfähigkeit, sicheres Auftreten und Freude an einem flexiblen und dynamischen Arbeitsumfeld; Ausgeprägte Serviceorientierung mit hohem Qualitätsanspruch – auch in stressigen und zeitkritischen Situationen; Fähigkeit zu verantwortungsbewusstem und selbstständigem Arbeiten; Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit

Wünschenswert

Idealerweise Berufserfahrung im Office Management, Assistenz, Kundenservice oder anderen kaufmännischen Bereichen; Erste Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Kunden

Wir bieten

Modernes Arbeitsumfeld: Mix aus Büropräsenz und flexiblem Arbeiten an ausgewählten Tagen; Karriere und Stabilität: sicherer Arbeitsplatz bei einem internationalen Immobilienberater; Umfassende Einarbeitung: strukturiertes Onboarding-Programm; Weiterbildung und Entwicklung: Zugang zur globalen JLL-Trainingsplattform und LinkedIn Learning; Work-Life-Balance: 30 Urlaubstage pro Jahr; Teamgeist: motiviertes und offenes Team; Zusätzliche Benefits: Jobticket, Fahrradleasing über JobRad, Familienservice, Zuschuss zu Kinderbetreuungskosten, betriebliche Sozialleistungen und Altersvorsorge; Gemeinschaft: regelmäßige Wohltätigkeits- und Mitarbeiterveranstaltungen