Verwaltungsmitarbeiter Empfang & Buchhaltung (w/m/div.)

Du bist das Gesicht unseres Unternehmens, die erste Stimme am Telefon und der Dreh- und Angelpunkt, der unseren Standort am Laufen hält. Suchst du eine Rolle, in der du nicht nur organisierst und koordinierst, sondern maßgeblich den ersten Eindruck prägst und für reibungslose Abläufe sorgst? Dann gestalte mit uns eine Willkommenskultur, die begeistert, und werde zur unverzichtbaren Stütze unseres Teams.

Aufgaben

Gäste, Besucher:innen und Veranstaltungsteilnehmer:innen empfangen und als erste Ansprechperson zur Verfügung stehen; Telefonzentrale bedienen und eingehende Anfragen koordinieren; als zentrale Schnittstelle zwischen internen Kolleg:innen, Besucher:innen und externen Dienstleistern agieren; Raumbuchungen planen und koordinieren; Organisation von Veranstaltungen übernehmen; Catering-Leistungen mit externen Partnern abstimmen; Veranstaltungs- und Dienstleistungsdaten erfassen, pflegen und fakturieren; Standort administrativ unterstützen und für lückenlose Dokumentation sorgen; Buchhaltung im Tagesgeschäft unterstützen; Kolleg:innen in der Kreditorenbuchhaltung vertreten; Eingangsrechnungen prüfen und erfassen; bei der Vorbereitung von Zahlungsfreigaben und der Klärung von Rechnungsdifferenzen helfen; abrechnungsrelevante Daten im SAP-System erfassen

Anforderungen

Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation; mehrjährige Berufserfahrung im Empfangs-, Frontdesk- oder Servicebereich; erste Berührungspunkte mit Buchhaltung oder Rechnungsprüfung; Grundverständnis für buchhalterische Abläufe und Prozesse; Kenntnisse in SAP oder vergleichbaren ERP Systemen, insbesondere bei der Datenerfassung; sicherer Umgang mit MS Office-Programmen; Fähigkeit, die Bedürfnisse von Besucher:innen und Kolleg:innen in den Mittelpunkt zu stellen; freundliches und souveränes Auftreten; eigenverantwortliche, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise; ausgeprägtes Organisationsgeschick; Flexibilität; Teamfähigkeit; hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein; sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift

Wünschenswert

Administrative Erfahrung; Englischkenntnisse

Wir bieten

Flexible Arbeitsmodelle: Teilzeitmöglichkeiten; mobiles Arbeiten; Jobsharing