Assistenz- Budget Management & Logistics

Du bist eine analytische, präzise und strukturierte Persönlichkeit mit hoher Zahlenaffinität und einem ausgeprägten Blick fürs Detail? Du behältst auch in komplexen Budgetstrukturen, bei laufenden Rechnungen und organisatorischen Abläufen den Überblick? Dann könnte diese Position genau die richtige für dich sein.

Der klare Schwerpunkt dieser Rolle liegt im Budgetmanagement und wird durch operative Verantwortung im Bereich Reise- und Eventlogistik ergänzt.

Dabei handelt es sich nicht um eine klassische Assistenzfunktion, sondern um eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit hoher Relevanz für das Tagesgeschäft. Im Fokus stehen die strukturierte Steuerung, präzise Zuordnung und laufende Nachverfolgung von Budgets, Kosten und logistischen Prozessen.

Budgetmanagement & Controlling

In dieser Rolle verantwortest du die Verwaltung und laufende Anpassung eines definierten Budgets über verschiedene Bereiche hinweg, darunter das Athletenteam, Projekte, Mitarbeitende, Verträge und unterstützende Leistungen. Du behältst Kosten im Blick, analysierst Abweichungen und sorgst für eine transparente und nachvollziehbare Budgetdarstellung. Zudem pflegst du Budget- und Kostenübersichten, kontrollierst monatlich Ausgaben, Rückstellungen und Veränderungen und bereitest relevante Unterlagen für Abstimmungen mit dem Controlling sowie Budget-Reviews auf.

Rechnungswesen & Kontierung

Ein weiterer Schwerpunkt deiner Rolle liegt in der Prüfung, Erfassung und Kontierung eingehender Rechnungen im System. Dabei stellst du sicher, dass Kosten korrekt den jeweiligen Konten, Personen und Bereichen zugeordnet werden. Du bearbeitest eine Vielzahl an Rechnungen und Budgetpositionen mit hoher Genauigkeit und bist in engem Austausch mit internen Schnittstellen, um eine verlässliche, transparente und konsistente Kostenübersicht sicherzustellen.

Logistik & Reiseorganisation

Neben dem Budgetmanagement übernimmst du auch organisatorische Aufgaben im Bereich Logistik und Reiseplanung. Dazu zählen die Organisation von Flügen, Hotels, Mietwagen und Schwergepäck sowie die Koordination von Reisen für Athlet:innen, Betreuungspersonen, interne Mitarbeitende und weitere Staff-Mitglieder während Vorbereitungs- und Rennphasen. Darüber hinaus verantwortest du die korrekte Erfassung und Zuordnung reisebezogener Kosten im System und sorgst dafür, dass logistische Abläufe im Tagesgeschäft effizient und reibungslos umgesetzt werden.

Anforderungen

Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in einer vergleichbaren Rolle.; Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.; Erfahrung in Budgetmanagement, Buchhaltung, Controlling oder Rechnungswesen.; Sehr gute Excel-Kenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit Systemen und digitalen Prozessen; Hohe Zahlenaffinität sowie ein ausgeprägtes Verständnis für Budgets und Kosten; Sehr genaue, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit starker Detailorientierung und Sicherheit in der Kontierung von Rechnungen; Selbstständige Arbeitsweise und Freude an einer Rolle mit starkem Fokus auf systemgestütztes Arbeiten