Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Gestalte mit uns eine Welt, in der Inhalt zählt.

Bei Thalia glauben wir daran, dass Bücher und Geschichten Menschen bereichern und verbinden. Seit über 100 Jahren schaffen wir Raum für Ideen und Inhalte, die bewegen und inspirieren – in unseren über 570 Buchhandlungen, online und digital. Wir möchten, dass Lesen einfach zugänglich und erlebbar ist, und begleiten unsere Kundinnen und Kunden auf ihrem persönlichen Weg zu neuen Welten und Perspektiven.

Unser Team von rund 7.000 Mitarbeitenden lebt diesen Anspruch jeden Tag. Wir übernehmen Verantwortung, teilen Wissen, lernen voneinander und wachsen gemeinsam. Wenn du Lust hast, Teil eines Teams zu sein, das das Lesen liebt und mit Leidenschaft daran arbeitet, den Zugang zu wertvollen Inhalten für alle Menschen zu ermöglichen, dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen. Werde Teil unserer Thalia-Erfolgstory und bringe deine Ideen und deine Begeisterung aktiv ein – für eine Welt, in der Inhalt zählt.

Als Assistenz unserer Direktoren im Bereich eCommerce bist du die organisatorische Stütze der Geschäftsleitung – zuverlässig, strukturiert und vorausschauend. Du sorgst dafür, dass der Alltag der Direktoren reibungslos läuft und sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Aufgaben

Kalender- & Terminmanagement: Du planst, koordinierst und priorisierst die Termine der Direktoren, organisierst Dienstreisen und kümmerst dich um die zugehörigen Reisekostenabrechnungen.; Korrespondenz & Unterlagen: Du bearbeitest eingehende E-Mails, bereitest Unterlagen auf und stellst sicher, dass alle relevanten Informationen geordnet und griffbereit sind.; Meeting- & Veranstaltungsorganisation: Du übernimmst die vollständige Organisation von Meetings, Workshops und Reviews – von der Einladung über die Raumplanung bis zur Nachbereitung mit Protokoll und To-do-Tracking.; Erstellung von Präsentationen & Reports: Du erstellst und pflegst Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsleitung.; Koordination & Nachverfolgung: Du behältst offene Punkte im Blick, erinnerst an Deadlines und sorgst dafür, dass Abstimmungen zwischen den beteiligten Teams nicht ins Stocken geraten.; Schnittstellenfunktion: Du bist die zentrale Anlaufstelle zwischen den Direktoren und den Teams aus eCommerce, Marketing und IT – intern wie extern.

Anforderungen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Erfahrung als Assistenz auf Geschäftsleitungs- oder Executive-Ebene.; Sehr gute Kenntnisse in MS Office / Microsoft 365, insbesondere Teams, Outlook, PowerPoint und Excel.; Idealerweise Erfahrung im eCommerce-, Digital-, Marketing- oder IT-Umfeld.; Selbstständig, strukturiert und proaktiv, mit hoher Serviceorientierung und Verantwortungsbewusstsein.; Kommunikationsstark, souverän und durchsetzungsfähig, mit Freude an Prozessverbesserung und aktiver Mitgestaltung.; Du bist belastbar, flexibel und sicher im Priorisieren – und stehst uns an 5 Tagen pro Woche mit mindestens 35 Stunden zur Verfügung.