Team & Office Administrative Assistant

Als Team & Office Administrative Assistant bist du das organisatorische Herzstück unseres Standorts. Du sorgst für effiziente Abläufe im Tagesgeschäft, koordinierst interne und externe Stakeholder und unterstützt verschiedene Fachbereiche mit deinem ausgeprägten Organisationstalent und deiner Serviceorientierung.

Aufgaben

Verantwortung für das Office Management am Standort Dresden einschließlich Postbearbeitung, Büroorganisation, Besuchermanagement sowie allgemeiner Korrespondenz; Administrative Unterstützung des lokalen Managementteams in deutscher und englischer Sprache; Betreuung nationaler und internationaler Besucher sowie Unterstützung bei Reiseorganisationen; Organisation und Koordination von Trainings, Team-Events, Meetings, und standortübergreifenden Aktivitäten; Erstellung von Präsentationen, Reports, Statistiken und Management-Unterlagen; Analyse und Aufbereitung von Daten mit Microsoft Excel, SAP und weiteren Business-Anwendungen; Sicherstellung der Einhaltung von Compliance- und SOX-Anforderungen durch administrative Prüfungen und Dokumentation / Unterstützung bei Compliance-, SOX, Finance- und Einkaufsprozessen; Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Projekten auf europäischer und globaler Ebene; Unterstützung von Finance-Prozessen, Einkauf, Rechnungsbearbeitung und internen Genehmigungsabläufen; Koordination von Arbeitssicherheitsmaßnahmen sowie administrativer Support in diesem Umfeld; Übernahme weiterer administrativer Sonderaufgaben und Projekte zur Unterstützung unserer Geschäftsziele in der EMEA Region; Koordination logistischer Prozesse, einschließlich nationaler und internationaler Warensendungen, Materialrücksendungen sowie SAP-Dokumentation

Anforderungen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation; Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management, Administration oder einer vergleichbaren Funktion; Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen; Hohe Serviceorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Stakeholdern; Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch; Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint und Word; Erfahrung in Büroorganisation, Facility-Themen oder administrativen Supportfunktionen; Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise; Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Eigeninitiative

Wünschenswert

Mandarin-Kenntnisse; Erfahrung mit SAP oder anderen ERP-Systemen; Kenntnisse in Reporting, Datenanalyse oder Prozesskoordination; Erfahrung in einem internationalen Technologie- oder Industrieumfeld; Freude daran, Dinge zu organisieren, Prozesse zu verbessern und Menschen zu unterstützen