Jak uniknąć obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy - dokument, który pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika i który ma odzwierciedlać dobowe i okresowe czasy pracy pracownika. Prowadzenie takiej dokumentacji wiąże się z systematycznym nanoszeniem liczby przepracowanych godzin całej załogi, co najczęściej wiąże się z zaangażowaniem jednego pracownika właśnie do tych celów i podraża koszty funkcjonowania firmy, a więc jest postrzegane przez pracodawców jako zbędny i biurokratyczny wymóg.

Czym różni się ewidencja czasu pracy od listy obecności?

Ewidencja czasu pracy - pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, którą udostępnia na żądanie pracownika. Ewidencja musi być prowadzona na kartach czasu pracy wykazujących okresy urlopów wypoczynkowych, zwolnień lekarskich, innych nieobecności w pracy, pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych, dniach świątecznych i wolnych od pracy, itp.

Lista obecności - potwierdzenie faktu stawiennictwa pracownika do pracy, nie jest wymagana żadnym przepisem prawa pracy, lista w żadnym wypadku nie zastępuje ewidencji czasu pracy, fakt stawiennictwa i obecności w pracy pracownika można potwierdzać w każdej innej formie przyjętej w zakładzie pracy, jedynym wymogiem z tym związanym jest zawarcie w regulaminie pracy, stosownie do postanowień art. 1041 § 1 pkt. 9 kodeksu pracy, zapisu o sposobie potwierdzania przez pracownika swojego przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

Lista obecności nie może, niestety, zastąpić ewidencji czasu pracy, głównie z tego powodu, iż sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy jest określony przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286), według którego pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy z uwzględnieniem godzin nadliczbowych i musi to robić w formie indywidualnych (rocznych, miesięcznych, pokrywających się z przyjętym okresem rozliczeniowym) kart czasu pracy.

Obowiązek ten jest nałożony na pracodawców w stosunku do pracowników, którzy pracują w ramach podstawowych i równoważnych norm czasu pracy, w ruchu ciągłym czy przerywanym lub weekendowym systemie pracy. Nie jest natomiast nałożony w stosunku do tych pracowników, którzy pracują w zadaniowym systemie czasu pracy, ponieważ system ten charakteryzuje się brakiem określonej miesięcznie czy tygodniowo liczby godzin do przepracowania, pracownik ma jedynie wyznaczone do wykonania zadania, które może zrealizować w czasie dowolnym, a wobec tego nie ma obowiązku ewidencjonowania jego czasu pracy. Art. 140 kodeksu pracy stanowi, iż w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy. Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z podstawowych norm czasu pracy. System taki można zastosować do większości pracowników współczesnej firmy zatrudnionych w działach marketingu, konsultingu, działach handlowych, itp., którzy wypełniając swoje obowiązki zawodowe wypełniają określone zadania w różnych miejscach, często poza firmą i są rozliczani z efektów pracy a nie z czasu poświęconego na jej wykonanie. Dla nich można zapisem w regulaminie pracy lub umową o pracę wprowadzić zadaniowy czas pracy, dla każdego stanowiska określić zadania do realizacji i zaprzestać uciążliwego ewidencjonowania czasu pracy i jest to jak najbardziej zgodne z przepisami prawa pracy. Istnieją jednak w firmach takie stanowiska, gdzie tego zabiegu nie da się przeprowadzić - klasyczny przykład: sekretarka. Ona ma obowiązek przebywania w pracy zazwyczaj tak długo jak przebywa w niej szef i trudno twierdzić, że ma inne zadania jak bieżąca obsługa szefa, a więc nie da się tutaj zdefiniować zadań stałych i niezależnych od miejsca pracy. Dla tego stanowiska i podobnych niestety musimy prowadzić ewidencję czasu pracy, bo to praca ściśle związana z czasem pozostawania w dyspozycji pracodawcy.

Druga możliwość wprowadzona nowelizacją kodeksu pracy z 2002 r. - zgodnie z art. 149 § 2 kodeksu pracy w stosunku do pracowników objętych zadaniowym czasem pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. O ile zatrudnienie w zadaniowym czasie pracy i wynikających stąd konsekwencjach omówiliśmy powyżej, to ten przepis stwarza jeszcze jedną możliwość uniknięcia obowiązku ewidencjonowania czasu pracy, mianowicie wypłatę ryczałtów. Art. 134 § 3 kodeksu pracy mówi nam, że w stosunku do pracowników stale wykonujących pracę poza zakładem pracy dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych może być zastąpiony ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Jeżeli więc pracownikom stale wykonującym pracę w godzinach nadliczbowych (lub w porze nocnej) wypłacać będziemy ryczałt za pewną ilość godzin nadliczbowych (w praktyce ustala się go często za maksymalny dopuszczalny wymiar godzin nadliczbowych lub godzin nocnych), wówczas nie ma potrzeby ewidencjonowania czasu pracy pracownika, ponieważ za wszelkie przepracowane godziny ekstra płatne dostaje on regularnie przewidziane prawem wynagrodzenie. Rozwiązanie takie jest korzystne dla pracownika, który dostaje stale dodatkowe wynagrodzenie, choć pewnie nie zawsze wypracowuje maksymalną liczbę nadgodzin, i dla pracodawcy, który w ten sposób przynajmniej dla części pracowników rozwiązuje uciążliwy problem ewidencjonowania czasu pracy.