Większość z nas każdego roku w okresie letnim wyjeżdża na urlop. Co prawda tydzień lub dwa wydają się długim okresem, jednak kiedy spędzamy je na odpoczynku - mijają niczym krótka chwila. Choć służbowe obowiązki nie są dla nas nowością, pierwszy dzień po wakacjach okazuje się zazwyczaj wyjątkowo trudny: setki maili, zalegające pytania współpracowników i ponowne wdrażanie w projekty... Co zrobić, aby przejść przez to wszystko bezstresowo?
Planowanie urlopu - klucz do odpoczynku?
Większość z nas każdego roku w okresie letnim wyjeżdża na urlop. Co prawda tydzień lub dwa wydają się długim okresem, jednak kiedy spędzamy je na odpoczynku - mijają niczym krótka chwila. Choć służbowe obowiązki nie są dla nas nowością, pierwszy dzień po wakacjach okazuje się zazwyczaj wyjątkowo trudny: setki maili, zalegające pytania współpracowników
i ponowne wdrażanie w projekty… Co zrobić, aby przejść przez to wszystko bezstresowo?
Efektywny urlop to taki, z którego wracamy w pełni wypoczęci. Dlatego nie powinniśmy zabierać ze sobą w podróż pracy i problemów. Przez te kilkanaście dni warto skupić się na sobie i wykorzystać dostępny czas wolny na regenerację organizmu. Ważny jest też pierwszy po dłuższej nieobecności dzień w biurze - jeśli źle się do niego przygotujemy, efekt wypoczynku możemy zaprzepaścić w kilka chwil. To, jak będzie on wyglądał, zależy od odpowiedniego rozplanowania swoich obowiązków jeszcze przed wyjazdem.
Przygotowania do urlopu
Zanim spakujemy walizki, opłaca się pozamykać wszystkie palące projekty. Na dwa tygodnie przed planowanym wyjazdem zróbmy zatem listę zadań otwartych i postarajmy się je dokończyć. Dzięki właściwej organizacji działań możemy mieć pewność, że konieczne czynności zawodowe zostaną zrealizowane w terminie i nie będą zakłócać nam spokoju podczas urlopu. Aby szybko się z nimi uporać i nie zabierać ich na długo oczekiwane wakacje, przez tydzień lub dwa warto zostać w biurze chwilę dłużej - np. 30 minut. To pozwoli każdego dnia skutecznie finalizować poszczególne etapy naszych projektów.
Czasem ciężko jest uniknąć dodatkowych tematów, które choć zajmują jedynie chwilę, mogą popsuć nasz harmonogram działań. Jeśli możemy nie brać ich w tym okresie na swoje barki, nie wahajmy się! Nowymi sprawami lepiej zająć się po urlopie, kiedy jesteśmy zrelaksowani i mamy głowę pełną świeżych pomysłów i przede wszystkim - nie wisi nad nami widmo przedurlopowego nawału pracy.
Zanim wyjedziemy, musimy wyznaczyć osobę, która podczas nieobecności przejmie w zastępstwie nasze obowiązki służbowe. Przygotujmy dla niej bardzo szczegółowy koncept, w którym opiszemy, w jakiej fazie są poszczególne projekty, z kim powinna się kontaktować oraz czego oczekują klienci/partnerzy. Gdy wiemy, że mogą się pojawić niespodzianki, koniecznie o nich napiszmy i uprzedźmy, jak działać w takich sytuacjach.
Ostatnią rzeczą, choć nie mniej ważną, jest poinformowanie o urlopie swoich partnerów biznesowych oraz klientów. Jeśli nie będą wiedzieli o naszej nieobecności, mogą zakłócić nam wypoczynek.
Urlop
Może się zdarzyć, że pomimo wielkich chęci nie udało nam się domknąć wszystkich projektów przed wyjazdem. W takim wypadku warto poświęcić jeden dzień na zakończenie najważniejszych kwestii lub wyznaczenie sobie sztywnych godzin na wykonywanie obowiązków zawodowych, których nie przekroczymy - np. 18.00-20.00. Pamiętajmy, że wakacje są od relaksu, dlatego praca niech będzie ostatnim zmartwieniem. Według kodeksu pracy urlop wypoczynkowy, raz do roku, powinien trwać nieprzerwanie przez 14 dni kalendarzowych. Pozwala to na pełną regenerację fizyczną organizmu i częściową psychiczną. Przepisy przepisami, a w praktyce nie zawsze możemy jednak pojechać na tak długie wczasy - to kolejny powód, aby wykorzystać je jak najbardziej efektywnie.
W przypadku, gdy możemy sobie na to pozwolić - zostawmy telefon służbowy w domu, natomiast swój numer prywatny przekażmy osobie, która kontaktować się z nami będzie tylko w naprawdę palących sprawach. Starajmy się też nie zerkać na maile - nawet jeżeli nie planujemy na nie odpowiadać, to samo sprawdzenie wiadomości powoduje, że mimowolnie zaczynamy myśleć o obowiązkach w pracy.
Pierwszy dzień po urlopie
Ostatniego dnia wakacji myślami jesteśmy w pracy. Zastanawiamy się nad dziesiątkami maili, zapytań od klientów i nowymi projektami… nie wiemy, za co się zabrać, a stres oraz rezygnacja, które nas dopadają, sprawiają, że to, co wypracowaliśmy podczas urlopu, zostaje utracone. Oprócz długiej listy zadań i niekończących się maili pierwszego dnia po urlopie często dopada nas też lekka goryczka, że to już koniec wakacji i czas wracać do rzeczywistości. - Powrót z wakacji to zawsze duże wyzwanie -
z jednej strony czeka nas dużo zaległej pracy po okresie zasłużonego wypoczynku, z drugiej współpracownicy, przełożeni i partnerzy biznesowi z reguły dzień po powrocie traktują nas tak, jakbyśmy nigdy nigdzie nie wyjechali - komentuje Maciej Madziński, dyrektor operacyjny Akademii Leona Koźmińskiego oraz trener i konsultant zarządzania projektami i zarządzania sobą w czasie.
Aby nie stracić energii, którą zyskaliśmy podczas urlopu, warto zrealizować trzy kroki: ustalić kamienie milowe, priorytety i przede wszystkim znaleźć czas dla siebie. Po pierwsze - nie odpisujmy od razu na setki maili. - Zastanów się, co warto i trzeba zrobić w najbliższym tygodniu, miesiącu, kwartale. Kiedy masz to zrobić dobrze i efektywnie, jeśli nie teraz, po urlopie, z głową pełną świeżych pomysłów? Koniecznie spisz swoje zamierzenia na kartce, możesz użyć metody SMART lub po prostu ograniczyć się do zdefiniowania samego celu i jego daty zakończenia - dodaje ekspert.
Po drugie - ustalmy priorytety. To ważne, bo pomoże nam odnaleźć się w nowej pourlopowej rzeczywistości, zwłaszcza że na biurku podczas naszej nieobecności wylądowały stosy papierów, a współpracownicy ustawiają się do nas w długiej kolejce. - W takich wypadkach proponuję zastosować np. macierz Eisenhowera albo po prostu zwykłą kartkę A4. Rzeczy pilne wpisujemy na górze, te mniej pilne - na dole. Im coś ważniejsze - tym wyżej w całej hierarchii. Podobnie możemy postąpić z mailami - oznaczmy je kolorową etykietą. Na niektórych stanowiskach pourlopowe 'wykopki' mogą trwać nawet kilka tygodni, dlatego róbmy je z głową, by mieć też czas na inne, bieżące zadania - radzi Maciej Madziński.
Po trzecie - czas dla siebie. Po urlopach często wydaje nam się, że musimy nadrobić stracony czas i rzucamy się w wir pracy. To ogromny błąd, bo wystarczy jeden dzień, by stracić urlopowe benefity. - Postawa sama w sobie jest godna pochwały, ale nie może ona jednocześnie wyssać z nas całej energii uzyskanej podczas wypoczynku. Pamiętajmy o sobie - kino, spacer z bliskimi, wyjście ze znajomymi z pracy powinny stać się naturalnym uzupełnieniem pourlopowego wdrożenia do pracy. My poczujemy się lepiej, a i szef doceni, że długa opowieść o pięknie Alp przeniosła się z biura na wieczorne piwo w miłej atmosferze - podsumowuje ekspert z Akademii Leona Koźmińskiego.
Powrót po urlopie nie musi być taki zły - wręcz przeciwnie. Warunkiem jest dobre przygotowanie do samego wyjazdu, jak i do powrotu. Pamiętajmy, że wakacje nie są powodem do poczucia winy - nic się nie stanie, jeśli na dwa tygodnie opuścimy firmę. Każdy z nas zasługuje na kilka dni wolnego, podczas których naładujemy baterie i zbierzemy energię do dalszych działań.
