Team Assistant/Office Manager (m/w/d)

Ayming ist eine international führende Unternehmensberatung mit rund 1.600 Mitarbeitenden in 14 Ländern. Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihre Performance nachhaltig zu verbessern – insbesondere in den Bereichen Innovation, Forschung & Entwicklung sowie Finanzierung.

Zu unseren Kunden zählen internationale Konzerne ebenso wie erfolgreiche mittelständische Unternehmen und wachstumsstarke Start-ups.

Deine Aufgabe

Als Team Assistant (m/w/d) bist du das organisatorische Herzstück unseres Büros und sorgst mit deiner strukturierten und serviceorientierten Arbeitsweise für einen reibungslosen Ablauf unseres Arbeitsalltags.

Dein Arbeitsalltag

- Du bist die erste Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden und unterstützt unsere Teams in den Bereichen HR, Finance und IT bei organisatorischen und administrativen Themen.
- Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und unterstützt diese teilweise als Personal Assistant , z. B. bei der Termin- und Reiseplanung sowie weiteren administrativen Aufgaben.
- Du verantwortest den Empfangs- und Backoffice-Bereich und koordinierst E-Mails, Post, Telefonzentrale sowie den allgemeinen Büroalltag.
- Du organisierst das On- und Offboarding neuer Mitarbeitender und arbeitest dabei eng mit HR und IT zusammen. Außerdem koordinierst du die Beschaffung und Bereitstellung von Hardware sowie die Bearbeitung technischer Anfragen.
- Du koordinierst die Verwaltung von Besprechungsräumen, Schlüsseln und unserem Fuhrpark und bist Ansprechpartner für unsere Hausverwaltung sowie externe Dienstleister.
- Du unterstützt bei der Planung und Organisation von Teamevents , internen Meetings und weiteren Unternehmensveranstaltungen.
- Du bringst dich in bereichsübergreifende Projekte ein und sorgst mit deiner strukturierten Arbeitsweise für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Idealerweise, aber kein Muss

- Erfolgreicher Abschluss einer kaufmännischen Berufsausbildung im Büromanagement oder eine gleichwertige Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im oben genannten Bereich

Anforderungen

Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Organisationstalent mit proaktiver und serviceorientierter Arbeitsweise, hohes Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein; Teamgeist, Flexibilität und Kommunikationsstärke; Sehr gute Anwendungskenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel und PowerPoint; Du bist pragmatisch, besitzt Eigeninitiative und eine Hands-on-Mentalität