Koordynator administracyjny / Asystent administracyjny - praca zdalna

Elastyczny czas pracy w ramach maksymalnie 8 godzin dziennie | Weekendy i święta wolne

Nasza firma szuka osoby odpowiedzialnej i dobrze zorganizowanej do pracy administracyjnej wykonywanej w pełni zdalnie. Stanowisko jest odpowiednie dla osoby dokładnej, komunikatywnej i swobodnie korzystającej z komputera, dokumentów online oraz narzędzi AI.

Czym będziesz się zajmować

• wprowadzaniem godzin pracy do systemu na podstawie kart pracy otrzymanych z budowy;
• pomocą w organizowaniu zakwaterowania dla pracowników pracujących przy projektach;
• rezerwacją biletów lotniczych oraz organizacją wynajmu samochodów służbowych;
• sortowaniem i rejestrowaniem miesięcznych faktur w systemie firmy;
• pomocą w przygotowywaniu dokumentów A1 dla pracowników wykonujących projekty poza Polską;
• zamawianiem wybranych materiałów zgodnie z instrukcjami otrzymanymi od inżynierów z budowy;
• sprawdzaniem faktur otrzymanych od klientów i wprowadzaniem ich do systemu;
• komunikacją mailową i telefoniczną z pracownikami, dostawcami, hotelami, klientami i partnerami firmy.

Czego oczekujemy

• dobrej organizacji pracy, dokładności i odpowiedzialności;
• umiejętności pracy z dokumentami, fakturami, tabelami i informacjami administracyjnymi;
• znajomości języka angielskiego na poziomie minimum B2;
• umiejętności korzystania z narzędzi AI, np. ChatGPT lub podobnych rozwiązań;
• umiejętności pracy z MS Office, Google Workspace lub innymi narzędziami online;
• jasnej komunikacji pisemnej i telefonicznej;
• możliwości regularnej i odpowiedzialnej pracy z domu.

Znajomość AI

W tej pracy ważne jest praktyczne korzystanie z AI, aby pracować szybciej i bardziej uporządkowanie. Przykłady: przygotowywanie e-maili, porządkowanie informacji, sprawdzanie tekstów, proste tłumaczenia, tworzenie list zadań lub układanie dokumentów.

Nie wymagamy wiedzy technicznej ani programistycznej. Oczekujemy odpowiedzialnego korzystania z AI oraz samodzielnego sprawdzania ważnych informacji przed ich przekazaniem dalej.

Mile widziane

• znajomość języka niemieckiego, hiszpańskiego lub francuskiego;
• doświadczenie w pracy administracyjnej;
• doświadczenie z fakturami, kartami pracy, rezerwacjami, zakwaterowaniem lub dokumentami delegacyjnymi;
• wcześniejsze doświadczenie w pracy zdalnej.

Co oferujemy

• pracę w 100% zdalną - bez konieczności dojazdu do biura;
• laptop służbowy;
• telefon służbowy;
• czas pracy maksymalnie 8 godzin dziennie;
• w niektóre dni możliwość krótszej pracy, jeżeli zadania zostaną wykonane;
• wolne weekendy;
• wolne dni ustawowo świąteczne;
• wdrożenie do zadań specyficznych dla firmy;
• stabilną, praktyczną i ważną rolę wspierającą dobrą organizację projektów.

Dla kogo jest to stanowisko

Stanowisko jest odpowiednie dla osoby spokojnej, dokładnej, rzetelnej i dobrze zorganizowanej, która lubi pracować jasno: z listami, dokumentami i terminami. Nie ma potrzeby przyjazdu do biura, a cała praca odbywa się online.

Oferta jest otwarta również dla osób z niepełnosprawnościami, jeżeli mogą wykonywać obowiązki stanowiska w trybie pracy zdalnej.

Jak aplikować

Prosimy o przesłanie CV wraz z krótką informacją o:

• doświadczeniu administracyjnym;
• poziomie języka angielskiego;
• narzędziach AI, z których korzystasz;
• możliwej dacie rozpoczęcia pracy;
• oczekiwaniach finansowych.