Jak oszczędzić niemal godzinę dziennie w pracy biurowej?

Ponad 40% pracowników biurowych przyznaje się do regularnego gubienia dokumentów. Przeciętny pracownik spędza 150 godzin rocznie na szukaniu dokumentów na biurku.

Zasada pierwsza i najważniejsza: zredukuj czas poszukiwania dokumentu o połowę i zajmij się nim w momencie, w którym wpadnie Ci w ręce. Gdy zniknie gdzieś na biurku w stosie innych papierów będzie za późno. Połóż go tak, by był łatwo dostępny, w specjalnie przeznaczonej na nowe dokumenty półce/kuwecie, koszulce, stojącym pojemniku, bądź w zawieszanych teczkach. Możesz włożyć dokument od razu do koszulki z ustalonym kodem kolorystycznym: np. kolor czerwony na oznaczenie dokumentów pilnych, niebieski na oznaczenie spraw do rozpatrzenia, żółty na oznaczenie faktur i rachunków.

Zasada druga: wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów, zgodnie z własnymi preferencjami i przyzwyczajeniami. Dotychczas najczęściej wybieranym w Polsce sposobem przechowywania bieżących dokumentów jest wpinanie do segregatorów. System ten jednak na ogół nie działa. Dlaczego? Dziurkowanie każdego dokumentu, bądź wkładanie go do koszulki, wpinanie do segregatora i odstawianie segregatora za każdym razem na półkę jest czasochłonne. Zajęło by nam to co najmniej 2 godziny dziennie. Do przechowywania dokumentów podręcznych służą profesjonalne systemy, takie jak: otwarte półki/kuwety na biurko, stojące pojemniki na dokumenty oraz system archiwizacji zawieszanej. 

Codziennie poświęć 10 minut pod koniec dnia pracy na uporządkowanie bieżących dokumentów. 

• Ofertówki z kolorowym brzegiem - pionowe

Jeżeli zdecydowałeś się na system kuwetowy, użyj ofertówek (rodzaj koszulki na dokumenty, która łączy w sobie także zastosowanie teczki) w systemie kolorystycznym. Wymienne kolorowe indeksy pozwalają nie tylko dobrze i w widoczny sposób oznaczyć dokumenty, ale także umożliwiają wielokrotne wykorzystanie ofertówek - wystarczy wymienić indeks i ponownie go opisać. 

Odnalezienie właściwego dokumentu stanie się niezwykle proste - wystarczy delikatnie unieść brzeg ofertówki gdzie znajduje się indeks - posiada o­na w tym miejscu perforację, która ułatwia "podglądanie" opisów na indeksach. Tak posegregowane dokumenty są łatwe do odnalezienia na każdym biurku.

• Ofertówki z kolorowym grzbietem - poziome

Jeżeli zdecydowałeś się na system stojących, otwartych pojemników - idealnym rozwiązaniem jest wybór ofertówek w systemie kolorystycznym z kolorowym grzbietem. Ustawione w pojemniku będą doskonale widoczne.

• Klipsy z indeksem

Idealnym rozwiązaniem do oznaczania aktualnie używanych dokumentów są klipsy z indeksem. Wystarczy dokumenty spiąć kolorowym (czerwonym, niebieskim lub żółtym) klipsem, który można odpowiednio opisać, a gdy potrzebujemy go do innych celów, to wykonany długopisem kulkowym napis można z łatwością zmazać zwykłą plastikową gumką. Dokumenty opisane w ten sposób również możemy przechowywać w stojących pojemnikach.
Jeśli chcesz zabrać ofertówki np. na spotkanie wystarczy wykorzystać kolorowe teczki kartonowe o wymiarach pozwalających swobodne umieszczenie w nich ofertówek z indeksami i wygodne zamknięcie. Zaprojektowane na zasadzie koperty, teczki można umieścić również w specjalnym organizerze. 

Dzięki specjalnej schodkowej konstrukcji opis każdej teczki jest doskonale widoczny. System ten łączy również zalety archiwizacji zawieszanej, bowiem umieszczone w teczkach podręczne dokumenty są przejrzyście skatalogowane i można je z łatwością odnaleźć, bez konieczności ich wyjmowania.

Idea segregowania dokumentów przy wykorzystaniu kolorów doskonale się sprawdza. Dokumenty i papiery zawsze będą się gromadziły na naszych biurkach, trzeba tylko zastosować odpowiedni system zapanowania nad nimi i z niezorganizowanego uczynić zorganizowany stos dokumentów.

Zasada trzecia: co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i wepnij nieużywane już, a potrzebne dokumenty do segregatora, a niepotrzebne wyrzuć. Nie zapominaj o używaniu przekładek tematycznych, które uporządkują twoja archiwizację wewnątrz segregatora.

Czy wiesz, że:

Przeciętny pracownik biurowy:
- spędza 6 tygodni rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów (wg. Wall Street Journal)
- tworzy 19 kopii tego samego dokumentu
- gubi 1 na 20 dokumentów
- używa jednego zszywacza raz na 5 lat
- używa jednej półki na biurko/kuwety na dokumenty raz na 5 lat
- używa jednego kosza na śmieci raz na 5 lat
- używa jednego dziurkacza raz na 5 lat
- używa jedynie 200 koszulek rocznie
- od 1950 r. światowe zużycie papieru w biznesie wzrosło 6-ciokrotnie
- średni światowy wzrost zużycia papieru w biznesie to 20% rocznie. Jednak w wielu korporacjach to ponad 200% rocznie
- na całym świecie kopiarki, drukarki oraz faksy produkują między 860 miliardów a 1 bilionem kartek papieru rocznie.

(Dane na podstawie: PriceWaterhouseCoopers Survey, Gartner Group Survey, Work Habits 2005)