Top 10 zarządzania mailami w pracy

Nie wiem czy pamiętasz czasy, gdy nie było emaili. Były listy, fax, telefony stacjonarne. Email stał się swego rodzaju rewolucją, bo nagle cały obieg informacji został przyspieszony. To co kiedyś trwało kilka dni, teraz załatwiamy w parę chwil. Email to świetne narzędzie pracy. Skoro jest to narzędzie, to czy wiesz jak go używać, aby efektywnie pracować?

Oto kilka podstawowych zasad:

1. Bądź poza emailem, czyli wyłącz automatyczne odbieranie emaili, jeśli używasz Outlooka. Albo wyloguj się z maila, jeśli odbierasz przez przeglądarkę. Nie miej ciągle otwartej skrzynki odbiorczej i nie otwieraj jej co chwilę.


2. Działaj. Kiedy otwierasz kolejnego maila, od razu podejmuj decyzję co z nim zrobić - odpowiedzieć na niego, zarchiwizować, wysłać krótką odpowiedź, dodać do listy rzeczy do zrobienia itp.


3. Nowe wydarzenie - od razu dodawaj do kalendarza. Kiedy tylko umawiasz się z kimś na spotkanie od razu dodawaj to do kalendarza. Po pewnym czasie stanie się to automatyczne i zauważysz, że bardzo rzadko o czymś zapominasz.


4. Skróty klawiszowe. Pewnie znasz takie skróty jak ctrl+c czy ctrl+v. Jednak ich jest dużo więcej, a każda aplikacja (nawet ta w przeglądarce) ma swoje skróty klawiaturowe. Używanie skrótów jest 4 razy szybsze niż zwykłe używanie myszki! W ciągu dnia to oszczędność czasu i wygoda.


5. Zostań mistrzem krótkich emaili. Trzymaj się standardowo 1-3 zdaniowej długości wiadomości. Pisanie krótkich komunikatów oznacza szybsze odpisywanie, a odbiorca nie musi szukać istotnych informacji w gąszczu słów, które mu wysyłamy.


6. Nie odpisuj na wszystkie emaile. Wysyłanie słów w stylu "ok", "dziękuję" w znacznej mierze nie ma znaczenia. Ludzie w większości nie oczekują od nas potwierdzenia otrzymania wiadomości. Jeśli potrzebujesz potwierdzenie otrzymania wiadomości ustaw "żądanie potwierdzenia dostarczenia e - maila". A jeśli chcesz zbudować relacje, to napisz coś więcej, niż tylko "dziękuję", albo umów się na spotkanie z tą osobą.


7. Szybko dodawaj zadania z emaili do odrębnej listy rzeczy do zrobienia. Może to być kartka papieru, dokument tekstowy, albo specjalny program.


8. W skrzynce odbiorczej trzymaj tylko nieprzeczytane wiadomości. Załóż foldery: Do Zrobienia, Archiwum i przenoś wszystkie emaile po przeczytaniu do odpowiednich folderów. Dzięki temu będziesz miał zero emaili w Inbox’ie (Skrzynce odbiorczej). Cudowne uczucie!!


9. Czasami zdarza się, że ktoś przesyła nam cały artykuł bądź dokument w pdf’ie, który jest zwyczajnie za długi, żeby go od razu przeczytać. Dlatego też przydatne jest zaznaczanie takich maili jako do przeczytania na później (możesz użyć flag lub gwiazdek). W ten sposób zaoszczędzisz trochę czasu na przeglądaniu maili i odpowiadaniu na nie.


10. Używaj filtrów. Jeżeli na twoją skrzynkę przychodzą maile, których nie musisz czytać od razu, albo nie chcesz czytać w ogóle, to jest wielce prawdopodobne, że będą się pojawiały częściej. Zazwyczaj są to newslettery stron, które subskrybujesz, dlatego dobrym sposobem jest albo anulowanie subskrypcji albo włączenie filtru, który uniemożliwi takim wiadomościom pojawienie się w twojej skrzynce odbiorczej. Niech od razu trafiają do folderu "newslettery". To bardzo zmniejsza ilość maili, które rozpraszają Cię w ciągu dnia. Zawsze do nich możesz wrócić później, w wolnej chwili.

Posiadanie dobrych nawyków mailowych jest ważne, ponieważ jeżeli wypracujesz sobie dobry system zarządzania mailami w pracy, nie będziesz musiał się nimi stresować. Będziesz mógł pozwolić sobie na to aby otwierać skrzynkę dopiero wtedy, kiedy o tym zdecydujesz, czyli raz na godzinę, a może raz na 2 godziny, albo tylko dwa razy dziennie.

Autor: Grzegorz Frątczak

Ekspert wiedzy i praktyki zarządzania czasem. Szkoleniowiec dla firm. Trener osobisty dla businessmanów. Blogger i pomocna dłoń dla wszystkich, którym czas ucieka przez palce. "Realna zmiana" to motto jego autorskich szkoleń, ponieważ tego oczekują uczestnicy: realnej i szybkiej zmiany w jakości i terminowości pracy, w kosztach i zyskach firm, w relacjach pomiędzy załogą, w życiu...

Autorski blog Grzegorza: Subiektywnie o zarządzaniu czasem