Rynek pracy w Polsce zmienia się szybciej niż kiedykolwiek. Coraz więcej osób staje przed wyborem: zostać na etacie czy spróbować sił w jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG). Oba rozwiązania mają swoje plusy i minusy - różnią się nie tylko wysokością zarobków 'na rękę', ale także podatkami, urlopami czy bezpieczeństwem socjalnym.
Jak budować procesy, rozwijać zespoły i realnie wpływać na skalę działania firmy, gdy zakres odpowiedzialności wykracza poza utarte schematy? Dzmitry Tarashkevich, Head of TechOps Department w SOFTSWISS, opowiada o swojej ścieżce kariery, kluczowych decyzjach oraz o tym, co naprawdę go motywuje w pracy. Na końcu artykułu Aleksandra Ośko, doradca zawodowy i coach ds. komunikacji międzykulturowej, przedstawi analizę strategii kariery bohatera wywiadu oraz praktyczne wskazówki, jak można je zastosować w rozwoju zawodowym.
Założenie strony internetowej przestało być czasochłonnym zadaniem zarezerwowanym dla programistów. Dzięki nowoczesnym technologiom i intuicyjnym narzędziom takim jak kreator stron możesz uruchomić profesjonalną witrynę w zaledwie kwadrans, bez znajomości kodowania czy skomplikowanej konfiguracji technicznej.
Połączenie pracy zawodowej z odkrywaniem nowych zakątków globu to dla wielu osób definicja idealnego stylu życia. Jeszcze niedawno taka wizja wydawała się odległym marzeniem, dostępnym tylko dla nielicznych. Dziś, dzięki rozwojowi technologii i zmianom na rynku pracy, staje się coraz bardziej realną opcją.
"Pewien krojczy, który z potem na czole i pęcherzami na palcach wykrawał rękawy marynarek, na sugestię, by naostrzył nożyce i dopiero wtedy wziął się do pracy, jęknął wyczerpany: "nie mam na to czasu, muszę wykrawać".
W czasach wszechogarniającej fascynacji tempem i efektywnością, żyjąc w "kulturze natychmiastowości" (ang. real-time culture), my również często nie mamy czasu na zaostrzenie naszych nożyc. Wynika to przede wszystkim z braku umiejętności planowania, a skutkuje niską wydajnością, frustracją, stresem i zawalaniem terminów.
Osiąganie wyznaczonych celów wymaga nakładu pracy, konsekwencji w działaniu i dobrej organizacji czasu, czyli dobrego planowania. Działanie bez planowania jest jednym z największych wrogów efektywnego wykorzystania czasu i jednocześnie przyczyną wielu niepowodzeń. Im lepiej zaplanujemy, czyli podzielimy czas na poszczególne zadania, tym szybciej osiągniemy zamierzone cele. Planowanie daje nam przede wszystkim oszczędność czasu. Praktyka pokazuje, że im więcej czasu zainwestujemy w fazę planowania pracy, tym mniej potrzeba go na realizację poszczególnych zadań. Są one wykonywanie nie tylko szybciej, ale również lepiej. Zyskujemy czas, który można wykorzystać na odpoczynek, przyjemności lub realizację innych naszych potrzeb. Przebieg naszego dnia staje się bardziej przewidywalny, panujemy nad wykonywanymi czynnościami, doświadczamy mniej sytuacji stresowych i pośpiechu. Zakończenie zadania w zaplanowanym terminie wyzwala energię do dalszych działań. Powoduje wzrost szacunku do własnej osoby, wyższą ocenę swoich umiejętności i kompetencji, wywołuje entuzjazm i daje poczucie sprawczości.
CZAS - nieprzerwany ciąg chwil, trwania; jedna z podstawowych (obok przestrzeni) form bytu materii. Czas: drogocenny, wolny, zajęty, stracony. Czas mija, płynie, upływa, leci, pędzi, ucieka. Czas leczy, zaciera wspomnienia, wrażenia. Trwonić, marnować czas na coś. Spędzać czas na czymś. Wykorzystywać czas. Zabijać czas. Czas właściwy, ochronny, letni.
Zanim w ogóle zajmiemy się planowaniem, metodami i narzędziami, trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie cele i zadania stoją w centralnym punkcie naszego życia. Zarządzanie czasem - to właściwie zarządzanie sobą w określonym czasie. Najważniejsze, zatem jest, aby nasz czas wykorzystywany był zgodnie z naszymi celami i wartościami. Zanim podejmiesz jakąkolwiek aktywność osobistą czy zawodową, zastanów się: po co to robisz? Czemu ma służyć to działanie? Dlaczego wykonujesz ten telefon? Jaki efekt będzie miało twoje działanie? Postawienie tych pytań to sprawdzanie, czy czas poświęcony na to zadanie, ma sens. Czy służy twoim głównym celom i czy przybliża cię do nich.
Żeby odpowiedzieć na takie pytania, trzeba wykonać najpierw solidną pracę i ustalić swoje życiowe cele i priorytety. Jeśli tego nie zrobimy, zawsze będziemy trwać w chaosie, zmęczeni, zagubieni, przeskakując z jednej aktywności w drugą, tracąc energię na sprawy zupełnie dla nas nieistotne. Swój czas organizujmy wokół spraw, osób i rzeczy, które są dla nas ważne i cenne.
Ustalając swoje życiowe cele weź pod uwagę dwa warunki:
Przy każdym celu wypisujemy kroki realizacji, czyli konkretne działania, które pozwolą go w terminie osiągnąć. Poniżej kilka przykładów w obszarze "życie zawodowe": Wartość - wykształcenie; cel - ukończę studia w terminie; środki: nie będę opuszczać zajęć, itd.
Wartość - praca; cel - znaleźć pracę, środki: codziennie przeglądam ogłoszenia, wysyłam min. 15 aplikacji dziennie, dokształcam się lub/i korzystam z doradztwa w zakresie zdefiniowania swojego miejsca na rynku pracy, poprawności CV, weryfikacji i uzupełnienia kompetencji zawodowych.
W obszarze "życie osobiste": wartość - zdrowie; cel - być zdrowym i sprawnym jak najdłużej; środki: jestem aktywna/y - uprawiam wybrany sport codziennie, kilka razy w tygodniu, racjonalnie się odżywiam, co roku robię badania kontrolne, itd. Jeśli to zapiszemy, zawsze możemy wrócić do tych notatek, mamy możliwość weryfikowania co jakiś czas, jak żyjemy, czy idziemy zgodnie z planem - czyli z naszymi priorytetowymi celami i wartościami. Wtedy łatwiej i szybciej podejmujemy decyzje i wybieramy z natłoku sytuacji, zaproszeń, sposobów życia, to rzeczywiście dla nas jest istotne.
Określenie celów w ważnych aspektach naszego życia jest jak kierunkowskaz, który pozwala iść właściwą drogą i zawrócić, gdy się czasem gdzieś zapędzimy. Brzmi to trochę banalnie, ale tak: warto nadać sens naszej podróży. Mieć swoje sprawy poukładane, uporządkowane, wiedzieć, dokąd zmierzamy. Świat jest pełen atrakcji, różnych pociągających wyzwań i możliwości. Gdy nie mamy określonych naszych osobistych celów, miotamy się, błądzimy, sprawdzamy różne rozwiązania i nieodwracalnie tracimy czas. Nie chodzi o to, żeby nie próbować rożnych rozwiązań i zawsze działać według szablonu, tylko o świadomość celu, która w sposób naturalny kieruje naszymi wyborami.
Właściwie na tym można by zakończyć rozważania o zarządzaniu swoim czasem. Klucz - to wiedza, dokąd idziemy, znajomość swoich celów i wartości. Metod i środków jest wiele. Różnimy się i każdemu może pasować inne rozwiązanie. Jest wiele przydatnych i ciekawych publikacji i artykułów na ten temat. Tutaj podam tylko najpopularniejszą, i moim zdaniem, najprostszą metodę zarządzania celami. Ale sposoby mogą być różne, istota jest w tym, czy przybliżają nas do celu.
To, co najważniejsze jest za nami. Przechodzimy do etapu codziennej realizacji. Zaczynamy właściwe zarządzanie życiem i czasem. Tak naprawdę, czas jako taki, jest poza naszą kontrolą i pojęcie "zarządzanie czasem" jest mało precyzyjne, chociaż oddaje naszą potrzebę wpływania na rzeczywistość wokół nas. Natomiast z całą pewnością możemy powiedzieć, że dysponujemy pewną ilością czasu i do nas należy, jak ją wykorzystamy. Poprzez codzienne decyzje i podejmowane działania wobec sytuacji i zdarzeń, które nas spotykają, kierujemy naszym życiem.
Świadomość, że nie jesteśmy w stanie zrobić wszystkiego, być wszędzie, osiągnąć wszystkiego - uczy nas pokory wobec czasu i pozwala zrozumieć, że należy zająć się sprawami pierwszoplanowymi. Oznacza to planowanie codziennych wydarzeń i czynności zgodnie z naszymi celami.
Jak zatem bezpośrednio zarządzać tym, co nas spotyka w czasie, który mamy do dyspozycji?
Możemy zrobić ramowy podział wszystkich spraw na 3 kategorie:
Taki podział uczy nas odróżniania rzeczy ważnych od pilnych. Sprawa pilna wymaga natychmiastowej realizacji. Presja może pochodzić od ludzi, zdarzenia lub naszych własnych emocji. Gdy jej ulegamy, żyjemy według jakiś innych planów lub zamierzeń. Nie wszystko, co wywiera presję jest ważne. Aby móc odpowiednio reagować, musimy wiedzieć, co dla nas jest ważne. Nasze cele i wartości definiują, co jest priorytetem, co możemy odłożyć, przesunąć, a na czym skoncentrować naszą energię.
Czy to będzie Outlook, aplikacja na tablet lub telefon, organizer czy zwykły kalendarz, nie ma żadnego znaczenia. Wybierz narzędzie, które dla ciebie jest najlepsze. Ważne jest, żeby zapisywać w nim swoje plany. Wpisz tam swoje obszary zarządzania, cele i środki, którymi chcesz się posłużyć. Przeglądaj te notatki co tydzień. Sprawdzaj, czy idziesz zgodnie z planem, ale też weryfikuj. Może coś się zmieniło w twoich priorytetach, może powstał w twoim życiu kolejny obszar do zarządzania lub kolejne cele i wyzwania. Zmieniaj, uzupełniaj, wykreślaj. To twoje życie - tutaj ty rządzisz. Rób plany tygodniowe. Przypomnienie sobie ważnych dla ciebie celów, powinno zmotywować cię do podjęcia zaplanowanych działań i właściwego reagowania na codzienne zdarzenia i zadania. Robiąc takie plany, masz większe szanse, że w natłoku codziennych obowiązków nie zapomnisz i nie pominiesz tego, co dla ciebie ważne. Przybliżamy się do celu, zarządzamy naszym czasem i życiem. Nic nam nie umyka, nie mamy poczucia, że ucieka nam czas, bo zostaje on dobrze wykorzystany.
Planując każdy dzień, czy to rano czy poprzedniego dnia wieczorem wracamy do naszych 3 kategorii. W oparciu o nie ustalamy plan tego konkretnego dnia. Jeśli mamy bardzo dużo rzeczy z kategorii A, spróbujmy je jeszcze raz na spokojnie przeanalizować i upewnić się, czy na pewno wszystkie należą do tej kategorii. Może jednak coś można przełożyć, zaplanować później. W ciągu dnia oprócz rzeczy z kategorii A, trzeba znaleźć czas na sprawy z kategorii B i C. Harmonia pracy i odpoczynku to podstawowa reguła higienicznego trybu życia. Przy planowaniu konkretnego dnia pamiętajmy też szczególnie o zasadzie Pareto Zasada Pareto (zasada 80/20 lub 80 na 20) - zasada opisująca wiele zjawisk, w których 20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów., czyli 20% nakładów przynosi 80% efektów. Wybieraj to, co ma znaczenie dla twoich priorytetów.
Kolejna zasada: zawsze zrób rezerwę czasową. Nieprzewidziane sytuacje, obowiązki, zadania, to coś, co na pewno się zdarzy. Rozplanować powinniśmy jedynie pewną część czasu. Doświadczenie wskazuje, że optymalnie jest to około 60%. Pozostałe 40% należy przeznaczyć na sytuacje nieoczekiwane i działania spontaniczne. Są to tzw. luki lub zabezpieczenia czasowe. Planując zadania zakładamy przerwy między nimi na ewentualne zakłócenia. W przypadku, gdy nic takiego nie wystąpi, zyskujemy czas na odpoczynek lub inne zadanie, natomiast, gdy zdarzy się taka sytuacja, nie burzy to naszych planów w zakresie kolejnych działań.
Przy planowaniu dnia warto także uświadomić sobie istnienie oraz zaakceptować własny rytm sprawności psychofizycznej. Mówi się o "rannych ptaszkach", "śpiochach" albo "nocnych markach". Ludzie o wczesnym rytmie szczególnie wydajnie mogą pracować rano, natomiast po południu są już zmęczeni i szybko potrzebują zakończenia pracy. Osoby o późnym rytmie są najbardziej sprawni po południu i wieczorami, czy nawet w nocy. Żadna z nich nie pracuje lepiej ani gorzej, tylko inaczej. Znajomość swojego rytmu i uwzględnienie go w planowaniu dnia, zwiększa efektywność i skuteczność podejmowanych działań.
Pod koniec dnia sprawdzamy jak dziś poszło, czy udało się żyć zgodnie z tym, co zostało zaplanowane, czy poniosło nas w zupełnie innym kierunku. Wyciągamy wnioski i próbujemy kolejny dzień zaplanować lepiej.
Nadmierne napięcie. Jeśli jesteś w ciągłym stresie, szybciej męczysz się fizycznie i psychicznie, przestajesz działać skutecznie.
Niezdecydowanie. Miotanie się pomiędzy jednym zadaniem a drugim, zwlekanie ze sprawami, którymi należy zając się od razu.
Chaos. Bałagan na biurku i osobista dezorganizacja.
Brak samodyscypliny. Sprawdzanie poczty co 10 minut, zaglądanie na profile społecznościowe, telefon, komunikatory - rozpraszają i zabierają czas.
Perfekcjonizm. Jeśli za bardzo skupiasz się na perfekcyjnym wykonaniu czegoś, możesz tego nigdy nie skończyć.
Nieumiejętność mówienia "nie". Jeśli weźmiesz na siebie obowiązki koleżanek lub kolegów z pracy, nie dziw się potem, że nie masz czasu wykonać swojej pracy.
Brak komunikacji. Niedokładne informacje, niejasne polecenia, niesprecyzowane obowiązki i zakres odpowiedzialności.
Negatywne emocje. Wrogość, frustracja i zamartwianie się mogą prowadzić do wyczerpania i utrudniać osiągnięcie tego, co w innej sytuacji byłbyś w stanie zrobić. Ci, co zwlekają, muszą niestety dźwigać ciężar niewykonanej roboty.
Niepewność. Jeśli nie jesteś pewny swoich umiejętności, tracisz czas na zbudowanie swojego ego i próby wywarcia dobrego wrażenia na innych, a to nie pozwala skoncentrować całej energii na jak najefektywniejszym wykonaniu zadania.
Pracoholizm. Ciągła praca po godzinach i w domu, w czasie choroby, na wakacjach czy odkładanie zaległego urlopu wskazuje na załamanie w sferze zarządzania czasem.
Pewnie znalazłoby się jeszcze parę takich blokad i każdy z nas mógłby coś dodać. O każdej z nich można by też napisać dużo więcej, ale nie to jest naszym celem. Chodzi o to, żeby mieć świadomość przeszkód i trudności, jednak koncentrować się na rozwiązaniach pozytywnych. Nie jest łatwo zapanować nad czasem, zarządzać czymś, co trudno uchwycić, precyzyjnie określić. Ale też nie traktujmy czasu jako żywiołu, który kompletnie wymyka nam się spod kontroli. Mamy wpływ na nasz czas, od nas zależy, czy nim zarządzamy, czy poddajemy się bezwolnie. Sposób zorganizowania własnego czasu zależy od osoby - jej upodobań, temperamentu, a także kontekstu - wyznaczonych celów, do których ma być zastosowany. Każdy musi dopasować metody i narzędzia do siebie, czasem metodą prób i błędów, czasem stworzeniem własnego systemu. Ważne, żebyśmy mieli poczucie, że czas działa na naszą korzyść i każdy dzień ma sens, bo zmierzamy do wyznaczonych celów.
Autor:
Beata Możdżonek
Biuro Karier AP Edukacja
Niemcy
Wielka Brytania
Holandia
Irlandia
Norwegia
Szwajcaria