Bądź Panem swojego czasu

Żyjemy w czasach, w których "czas" jest na wagę złota. Wiele utartych powiedzeń nawiązujących do czasu w pełni oddaje jego wartość. Umiejętność gospodarowania własnym czasem pomaga zwiększyć efektywność pracy, a w wielu przypadkach także uniknąć choroby XXI wieku, jaką jest - stres.

"Czas to pieniądz", "dziękuję za poświęcony mi czas", "poproszę o czas do namysłu". Za pomocą tych i innych powiedzeń potwierdzamy każdego dnia, jak dużą wartość ma dla nas czas. Umiejscowienie jakiegokolwiek zajęcia w odpowiednim czasie, właściwe jego zagospodarowanie, może przyczynić się do osiągnięcia sukcesu.
Wyczucie czasu ma niebagatelne znaczenie np. w sporcie. Umiejętność zarządzania własnym czasem to bezcenna umiejętność, której od pracowników oczekują pracodawcy. Wybranie właściwego momentu do wypuszczenia na rynek określonego produktu, na wykupienie akcji czy choćby wykonanie telefonu, może obrócić się w pożądany wynik.

Życie niemal każdego człowieka podzielone jest na pracę i czas wolny. Podczas, gdy w Polsce toczą się rozmowy na temat skrócenia czasu pracy już od wielu miesięcy, coraz więcej osób decyduje się na jego wydłużenie. I chociaż obecnie w pracy spędzamy jeszcze 42 godziny tygodniowo, a od 2003 czas ten ulegnie skróceniu do 40, to badania pokazują, że młode osoby, głównie z wyższym wykształceniem, poświęcają pracy nawet do 16 godzin na dobę. Pomijając zjawisko pracoholizmu, przyczyna jest oczywista: aby żyć na odpowiednio wysokim poziomie trzeba proporcjonalnie więcej pracować. Inne badania dowodzą, że u osób, których czas pracy jest większy niż 48 godzin tygodniowo, dwukrotnie większe jest prawdopodobieństwo ataku serca, niż u osób pracujących 40 godzin.

Bez względu na to, jak długo pracujemy, niewątpliwie pomocną umiejętnością jest właściwe zarządzania czasem. Poczucie deficytu czasu, zmęczenie, stres, konflikty między pracą a czasem wolnym to najczęstsze symptomy złego rozplanowania zajęć i wykorzystania czasu.

Co zrobić aby temu zapobiec?

Każdy człowiek wraz z pracą otrzymuje pewien zakres obowiązków i zadań do wykonania. W zależności od wykonywanego zawodu, czas pracownika może być zarządzany przez przełożonego, lub przez niego samego. Samodzielne rozporządzanie czasem charakterystyczne jest dla stanowisk o wyższym stopniu samodzielności. W tym przypadku pracownik sam decyduje jak, co i kiedy wykona, dlatego właśnie tej grupie osób umiejętność planowania zajęć zdaje się być nieodzowna.

Obsesja szybkości

Zdumiewającym jest fakt, że wraz z wprowadzaniem kolejnych wynalazków, usprawniających i przyśpieszających wykonywanie pracy, ludzie jednogłośnie potwierdzają, że mają coraz mniej wolnego czasu i mimo, że powinni pracować krócej, pracują dłużej. Społeczeństwo XXI wieku zdaje się cechować coraz mniejsza tolerancja na jakiekolwiek opóźnienia. Bardzo szybki komputer, wczytujący dane w kilka sekund, wydaje się być za wolny, podczas gdy jeszcze kilka lat temu, zachwytem napawał fakt wykonania takiej samej czynności w kilka minut. Firmy coraz częściej poszukują jak najwydajniejszych, szybko myślących i podejmujących decyzje pracowników. Również społeczeństwo stawia coraz większe wymagania co do szybkości, gdzie przede wszystkim zwracana jest uwaga na krótki czas realizacji, szybką obsługę czy serwis. Dobry oznacza tyle samo co szybki.
Największe trudności w adaptacji do nowej rzeczywistości mają osoby starsze. Specjaliści twierdzą, że wraz z upływem lat, trudniej jest im opanować nowe umiejętności,
a tych, w dobie tak szybkiego postępu, jest do opanowania bardzo dużo. W tym wypadku, praca nie staje się szybsza, a wręcz wolniejsza.

Czynniki wpływające na efektywność pracy

Z badań wynika, że nawet w bardzo sprawnie funkcjonujących organizacjach, z powodu przerw w pracy, straty czasu wynoszą 30-40%, więc czas efektywnie wykorzystany jest o wymienioną wartość krótszy od zaplanowanego. Wynika z tego, że na każde zaplanowane zadanie pracownik powinien przeznaczać czas odpowiednio dłuższy. Badania przeprowadzone przez D. Torrington’a [Management in Action op. cit., s. 6] dowodzą, że najbardziej czasochłonne dla menedżera są zaplanowane spotkania, które pochłaniają 59% czasu pracy, podczas których realizowanych jest tylko 19% czynności. Praca koncepcyjna, biurowa zabiera 22% czasu, przynosząc efekty
w postaci 33% zrealizowanych zadań, natomiast zaplanowane spotkania -10%, z 19% skutecznością realizacji zamierzonych celów. Rozmowy telefoniczne, pochłaniające, zdaniem Torrington’a 6% czasu pracy, przynoszą efekty w postaci 24% wykonanych zadań.

Janina E. Karney w książce Człowiek i Praca [rozdz. VIII, str. 208] podkreśla, że pierwszą czynnością, towarzyszącą procesowi organizowania czasu pracy, winna być analiza czynności wykonywanych w ciągu dnia, tygodnia i miesiąca. Aby racjonalnie określić wykorzystanie czasu, pracownik powinien określić swoje potrzeby, nawyki, możliwości i własny rytm dnia. Ponieważ większość osób najefektywniej pracuje
w godzinach: 9-13 i 17-20, dlatego najtrudniejsze i najważniejsze czynności powinny być wykonywane właśnie wtedy. Aby efektywnie wykonać powierzoną pracę, należy podzielić ją na określoną ilość partii, pomiędzy którymi są przerwy. Ich częstość i długość uzależniona jest w dużym stopniu od wieku pracownika. Wraz z wiekiem zwiększa się potrzeba częstszych przerw, natomiast stopień trudności wykonywanego zadania powinien przekładać się proporcjonalnie na długość przerwy. Przeznaczenie kilku minut na krótki odpoczynek może zostać zinterpretowane przez przełożonego jako marnowanie czasu. Jednak należy mieć świadomość, że dzięki krótkiej przerwie, zdolność do efektywnego wykonywania pracy wzrośnie, a w rezultacie wpłynie korzystnie na jej wielkość i jakość.

Istotnym czynnikiem związanym z efektywnością jest tzw. zdolność klimatyzacji. Oznacza to, że musi upłynąć trochę czasu, zanim efektywność pracownika osiągnie najwyższy poziom. Zależnie od cech jego osobowości, czas ten może przybierać różny rozmiar. Według Janiny E.Karney, czas przeciętnego przygotowania psychicznego do pracy umysłowej, twórczej trwa ok. 45 minut. Może on zostać wykorzystany np. na przygotowanie wszystkiego, co będzie potrzebne do pracy. Wielu ludzi rozpoczyna pracę właściwą i spostrzega, że brakuje niezbędnych przyrządów, lub znajdują się inne, niepotrzebne, pozostałe po wcześniejszej pracy. Przygotowywanie, poszukiwanie, czy porządkowanie miejsca pracy, może wpływać dekoncentrująco.
Według psychologów do nabycia umiejętności zarządzania czasem mogą przyczynić się takie kompetencje, jak: umiejętność dokładnego formułowania celów, planowanie, otwarcie na nowoczesne technologie ułatwiające i przyśpieszające pracę, zarządzanie i zapobieganie zbędnym przerwom, dbanie o porządek w miejscu pracy, radzenie sobie z osobami zakłócającymi proces pracy.

Pracuj po mistrzowsku

Bardzo ważnym czynnikiem podczas każdej pracy jest właściwa koncentracja na wykonywanej pracy. Odpowiednie skupienie uwagi jest gwarantem dobrze wykonanego zadania. Sztuka koncentracji jest niełatwą w praktyce, z tej racji, że nasza praca może w każdej chwili zostać, niezależnie od nas, zakłócona np. przez dzwoniący telefon. Eksperci, zajmujący się nauką koncentracji, zwracają uwagę na konieczność koncentrowania się tylkoi wyłącznie na tym, co się w danej chwili robi, na niczym więcej. Z ich wiedzy zdaje się czerpać, tak ostatnio popularny , Mistrz Świata w Skokach Narciarskich -Adam Małysz.
W swoich licznych wywiadach podkreśla, że przed każdym występem koncentruje się tylko i wyłącznie na skoku, nie myśląc w ogóle o zwycięstwie w zawodach. Efekty jego koncentracji przechodzą najśmielsze oczekiwania.
Właściwe skupienie uwagi wpływa również na subiektywne odczuwanie mijającego czasu. Osoby pochłonięte pracą, zdają się nie odczuwać uciekającego czasu, natomiast ci, którzy nie potrafią się odpowiednio skoncentrować, narzekają niejednokrotnie na jego dłużenie się. Szybciej płynący czas jest również powodowany różnorodnością i ciekawością zajęcia. Im większą ilość różnorodnych i ciekawych zadań ma do wykonania pracownik, tym szybciej, w jego odczuciu, biegnie czas. Okazuje się, że postrzeganie przepływającego czasu związane jest także z nastrojem pracownika. Im nastrój osoby jest lepszy, tym szybciej mija jej czas.

Korzyści płynące z umiejętności zarządzania czasem

Podstawową korzyścią płynącą z właściwego zarządzania czasem, jest wzrost skuteczności pracy. Efektywna praca dostrzeżona przez przełożonego, przyczynić się może do umocnienia pozycji w firmie. Jest to tym bardziej znaczące, kiedy obawa przed zwolnieniem, niepewność jutra, dosięga coraz większe rzesze pracowników. Osoby efektywnie pracujące, dobrze radzące sobie z powierzonymi zadaniami, mają nie tylko większe szanse na pozostanie w firmie, ale również na awans.
Właściwe rozdysponowany czas zmniejsza tempo pracy, a jednocześnie skraca czas potrzebny na jej wykonanie. Świadomość wykonania wszystkich zadań na czas, może przełożyć się na stan zdrowia pracownika. Osiągnięcie zamierzonego celu w zaplanowanym czasie przynosi spokój i nie wywołuje stresu.
Umiejętność efektywnego rozłożenia obowiązków może wpłynąć pozytywnie również na życie rodzinne. Dobre zaplanowanie zajęć, skraca czas potrzebny na ich realizację, a w rezultacie zwiększa ilość czasu na sprawy rodzinne.

Ciągle wzrastające tempo życia zmusza wielu z nas do podporządkowania się jego regułom. Należy jednak pamiętać, że to człowiek powinien rządzić pracą, a nie praca człowiekiem. Dodać należy również, że praca nie może być wykonywana ponad siły pracownika. Powody są co najmniej dwa: spadek efektywności wykonywanej pracy i wzrost prawdopodobieństwa zachorowania, a nawet ataku serca.