Co to jest okres rozliczeniowy i jak z niego korzystać?

Zgodnie z dyspozycją art. 128 kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Czas pracy nie może przekroczyć 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nie przekraczającym 4 miesięcy - są to podstawowe normy czasu pracy. Do celów rozliczania czasu pracy pracownika przez dobę - należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, przez tydzień - należy rozumieć 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. Ponadto przyjęto w doktrynie prawa pracy, iż przeciętnie 40 godzin na tydzień oznacza, że w danym tygodniu czas pracy może przekroczyć 40 godzin, o ile w innych jest skracany w ten sposób, iż w całym okresie rozliczeniowym liczba przepracowanych godzin podzielona na liczbę tygodni pracy wyniesie nie więcej niż 40.

Okres rozliczeniowy może przyjmować różne odcinki czasu, kodeks pracy przewiduje okresy rozliczeniowe od 4 tygodni, przez jeden miesiąc, 2 - 4 miesiące, aż po 6 lub 12 miesięcy w szczególnych przypadkach, po upływie których następuje zbilansowanie i rozliczenie przepracowanej liczby godzin. Nowelizacją kodeksu pracy z 2002 r. zmieniono możliwość ustalania okresu rozliczeniowego z 3 do 4 miesięcy, a przy niektórych pracach (dotyczy to budownictwa, rolnictwa, hodowli, pilnowania osób i mienia, prac użytecznych społecznie lub służących zaspokajaniu codziennych potrzeb ludności) - może on trwać do 6 lub nawet 12 miesięcy. Ma to umożliwić pracodawcom elastyczniejsze planowanie i wykorzystywanie czasu pracy zatrudnianych pracowników.

Nie jest jednak dopuszczalne stosowanie przedłużonego okresu rozliczeniowego w systemach czasu pracy takich jak równoważne normy czasu pracy, praca w ruchu ciągłym i dozór urządzeń. Ustalenie przedłużonego okresu rozliczeniowego w tym zakresie następuje na podstawie układu zbiorowego pracy lub po wyrażeniu na to zgody przez zakładową organizację związkową, a jeżeli u danego pracodawcy taka organizacja nie działa, pracodawca może wprowadzić przedłużony okres rozliczeniowy po uprzednim zawiadomieniu właściwego inspektora pracy.

Jaki okres rozliczeniowy jest najlepszy? To zależy kto pyta. Dla pracownika najlepszy jest najkrótszy, na przykład często stosowany miesięczny, bo w ciągu miesiąca musi się zamknąć cała gospodarka jego czasem pracy, czyli ewentualne godziny nadliczbowe muszą być w tym krótkim okresie zrekompensowane czasem wolnym, po jego upływie zaś opłacone wynagrodzeniem wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych. Dla pracodawcy, oczywiście, najlepszy jest okres rozliczeniowy możliwie najdłuższy i ostatnie zmiany kodeksu pracy wychodzą naprzeciw tym potrzebom pracodawców dając możliwość stosowania okresów o jeden miesiąc dłuższych niż dotychczas, czyli nawet 4 - miesięcznych, ponadto istnieje możliwość przedłużania okresu rozliczeniowego aż do roku, o ile istnieją ku temu odpowiednie przesłanki. Tak więc, im dłuższy okres rozliczeniowy tym większe możliwości operowania czasem pracy pracownika i dostosowywania go do potrzeb zakładu pracy bez niebezpieczeństwa, iż zbliżający się koniec okresu rozliczeniowego skutkował będzie koniecznością wypłaty wynagrodzenia za popularnie zwane 'nadgodziny', ponieważ spiętrzenie pracy w jednym miesiącu może być kompensowane mniejszą ilością godzin pracy w następnym miesiącu, co w sumie pozwoli wyjść na '0' pod koniec okresu rozliczeniowego. Wydłużanie okresów rozliczeniowych daje pracodawcom możliwość swobodnego rozkładania pracy pracowników w długiej perspektywie czasowej i dostosowywania jej do aktualnych potrzeb, w praktyce do wykorzystywania takich możliwości potrzebne jest jeszcze wprowadzenie tzw. równoważnych norm czasu pracy, czyli systemu czasu pracy pozwalającego na wydłużanie czasu pracy pracowników do 12 godzin.

W okresach rozliczeniowych, oprócz czasu przepracowanego przez pracowników, bilansować należy również okresy pracy w godzinach nadliczbowych oraz - po ostatniej nowelizacji kodeksu pracy - okresy odpoczynku przysługujące pracownikom. I tak, tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Ponadto, pracownikowi przysługuje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Wyjątki od tej reguły dotyczą pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników zatrudnionych w godzinach nadliczbowych w przypadku konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii - takim pracownikowi należy udzielić równoważnego okresu odpoczynku do końca okresu rozliczeniowego, pracowników zatrudnionych przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy, pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu, pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych - pracownikowi ci bezpośrednio po każdym okresie wykonywania pracy mają prawo do okresu odpoczynku w wymiarze równym co najmniej liczbie godzin przepracowanych w przedłużonym dobowym wymiarze. Należy przez to rozumieć, iż w przypadku tych pracowników okres wypoczynku jest oderwany od okresu rozliczeniowego.

Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także pracodawca, u którego zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych czasu pracy, może stosować przedłużone okresy rozliczeniowe czasu pracy po uprzednim zawiadomieniu właściwego inspektora pracy.