Nie zatrudniaj gdy nie musisz

Rozmowa z Izabelą Marek HR Operations Manager oraz z Konsultantem Katarzyną Leśniak odpowiadającąza leasing pracowniczy w firmie JOBS.PL SA.

Rynek i konkurencja wymusiły na nas pełną dyspozycyjność, zwłaszcza w czasie wakacji. Każdy przedsiębiorca wie przecież, że skończyły się czasy, gdy drzwi sklepów czy firm straszyły napisem: urlop-nieczynne; a okres wakacji nazywano sezonem ogórkowym. Dlatego coraz większym powodzeniem cieszą się usługi oferowane przez biura pracy czasowej.

Do niedawna ofertami pracy czasowej były zainteresowane wyłącznie duże zachodnie koncerny, które poznały je na rynkach krajowych. Ostatnio notujemy ogromny wzrost zainteresowania leasingiem pracowniczym ze strony polskiego przedsiębiorcy, nawet gdy prowadzi on niewielki biznes rodzinny - mówi Izabela Marek, HR Operations Manager z agencji JOBS.PL - przy obecnych tendencjach rynkowych i dużej konkurencji, żaden z przedsiębiorców nie może sobie pozwolić na straty finansowe czy przestój spowodowany np. okresem urlopowym. Nikt nie chce tracić czasu ani pieniędzy przy prowadzeniu interesów. My pozwalamy zaoszczędzić nie tylko jedno i drugie, ale również do minimum ograniczyć ryzyko.

Powszechna jest również sytuacja, że na początku prowadzenia samodzielnej działalności gospodarczej firma nie może sobie pozwolić na zatrudnienie pracownika. Najpierw trzeba wyszukać odpowiednią osobę, a potem pilnować wszelkich formalności związanych z ZUS-em, Urzędem Skarbowym oraz mnóstwa innych, które wiążą się z zatrudnieniem. W takich przypadkach warto zastanowić się właśnie nad leasingiem pracowniczym. Może się bowiem zdarzyć, że po skalkulowaniu kosztów i opcji, okaże się on dla naszej firmy najkorzystniejszym rozwiązaniem.Przedsiębiorcy bardzo często dochodzą do takiego wniosku, zwłaszcza gdy zapoznają się z proponowaną przez nas ofertą- potwierdza Izabela Marek - dużo prościej jest podpisać fakturę, niż przeprowadzić złożony w gruncie rzeczy proces zatrudnienia pracownika.

Pracownik w 11 minut

Niejedna księgowa z niepokojem patrzy na rosnący stos niezaksięgowanych faktur, podczas gdy jej asystentka przemierza górskie szlaki. A co zrobić w sytuacji, gdy hurtownia kosmetyczna nagle potrzebuje dodatkowych sześć osób dla sprawnego rozładunku dużej partii towaru czy przeprowadzenia inwentaryzacji? W każdym przypadku chodzi o to samo: potrzebni są ludzie do pracy, ale niekoniecznie chce się ich zatrudniać. Wtedy można rozważyć propozycje agencji.

Firma, zgłaszając się do biura pośrednictwa pracowników czasowych może być pewna, że pracownika dostanie szybko i na czas.

Agencje pośrednictwa oferują swoje usługi w całej Polsce. Schemat wszędzie jest podobny. Pracownika można zamówić ; telefonicznie, przez internet lub zgłosić się osobiście. Rejestrując się w serwisie internetowym można się spodziewać, że konsultant agencji oddzwoni najpóźniej w ciągu godziny. W przypadku, gdy jest to zamówienie krótkoterminowe, gdy potrzebny jest pracownik na dzień lub dwa wystarczy wysłać do nas dwa faksy - objaśnia Izabela Marek, HR Operations Manager z JOBS.PL W pierwszym, który stanowi formularz zamówienia należy podać jakie stanowisko ma być obsadzone, jakich kwalifikacji wymagamy (np. języki, komputer, prawo jazdy), określić dni pracy i podać dane swojej firmy niezbędne do wystawienia faktury. Operacja ta zajmuje średnio 10 minut. Następnie konsultant odeśle do klienta potwierdzenie zamówienia, z prośbą o jego podpisanie i przybicie pieczątki. Czynności te wraz z powtórnym wysłaniem faksu do naszego biura zajmą najwyżej kolejną minutę. Znalezienie odpowiedniego pracownika to kwestia około 11 minut. - dodaje Izabela Marek. Oszczędzamy więc czas i pieniądze. Każdy, kto kiedykolwiek szukał pracownika wie, że znalezienie odpowiedniej do naszych oczekiwań osoby nie jest sprawą łatwą. W przypadku czasowników proces szeroko pojętej rekrutacji nie interesuje klienta - objaśnia Katarzyna Leśniak, Konsultant z JOBS.PL - Znalezienie i sprawdzenie personelu należy do zadań agencji. Klient ma tylko wskazać, kogo potrzebuje. Agencje mają w swoich bazach danych tysiące osób. Można więc być pewnym, że znajdą nam asystentkę z biegłą znajomością hiszpańskiego, jak i ekspedientów czy osoby do zbierania czereśni. Na realizację zamówienia agencje zastrzegają sobie zwykle czas do 24 godzin, niemniej jednak w nagłych przypadkach może być on znacznie krótszy.Niejednokrotnie zdarzyło się nam, że nasz klient, z którym stale współpracujemy zadzwonił do nas o 9 rano, że na 10.00 potrzebuje np. recepcjonistki. Oczywiście, odpowiednia osoba była na miejscu o wskazanym czasie - potwierdza Katarzyna Leśniak - Jednak najbardziej atrakcyjnym dla naszych klientów jest fakt, że mają pracownika szybko, bez wysiłku, ryzyka i obowiązków, wynikających z tytułu nawiązania z pracownikiem stosunku pracy. Trzeba bowiem pamiętać o najważniejszej zasadzie leasingowania pracowników: to agencja pracy czasowej jest pracodawcą, a nie firma czy przedsiębiorstwo, do którego zostaje oddelegowany pracownik! Klient powinien jedynie zapewnić czasownikowi warunki i miejsce pracy oraz określić mu zakres jego obowiązków - potwierdza Izabela Marek (JOBS.PL) Wszystkie pozostałe formalności związane z zatrudnieniem pracownika pozostają w gestii agencji.

Czego się spodziewać, czego wymagać

Każde profesjonalnie działające biuro pracy czasowej bierze na siebie obowiązki, jakie kodeks pracy nakłada na pracodawcę. Dzieje się tak zarówno wtedy, gdy zawierane są umowy o pracę (umowa na okres próbny, na czas określony lub nieokreślony), jak i w przypadku zawierania umów cywilno - prawnych (dzieło, zlecenie). To agencja wyszukuje więc pracownika przeprowadzając z reguły proces rekrutacji, sporządza i zawiera z nim umowę oraz odpowiada za prowadzenie spraw kadrowo - płacowych (teczki pracownicze, paski z wynagrodzeniami, rozliczenia z ZUS-em, rozliczenia z Urzędem Skarbowym, itp.). Klient nie martwi się więc o formalności związane z administracją kadrową, najważniejsze jest dla niego, że ma odpowiedniego pracownika. Również do zadań agencji należy zebranie od czasownika oświadczenia, że nie jest zarejestrowany jako bezrobotny, zaświadczenia o niekaralności czy o odpowiedzialności majątkowej (stanowiska związane np. ze sprzedażą, kasą). Agencja zajmuje się także rozliczaniem ewentualnych urlopów, zwolnień czy choćby ubezpieczenia. Np. w przypadku zatrudnienia osoby przez dane przedsiębiorstwo nawet na umowę o dzieło, po jakimś czasie trzeba będzie pamiętać o wystawieniu jej rocznej deklaracji podatkowej (PIT) do Urzędu Skarbowego. Gdy korzysta się z pracy świadczonej przez czasownika, ten obowiązek nas nie dotyczy. Również ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej należy do agencji, która czasownika nam przysyła. Po zakończeniu pracy czasownika, biuro pracy czasowej wystawia fakturę za świadczone usługi. Jest to więc koszt zewnętrzny firmy, a nie koszt pracodawcy. Jest to dobre rozwiązanie również w sytuacji, gdy chcemy jedynie wypróbować pracownika. Z reguły odbywa się to na zasadzie umowy o pracę na okres próbny. Nie wszystkim jednak pasuje takie wyjście. Przedsiębiorca, który dopiero rozpoczyna swoją działalność, np. w postaci firmy spedycyjnej nie jest w stanie ponieść wszystkich wydatków związanych z zatrudnieniem, choćby miała to być tylko co miesięczna składka na ZUS. Biura są przy tym na tyle elastyczne, że można przyjść do nich nawet z wybraną przez siebie osobą, której - z różnych przyczyn - nie możemy zatrudnić we własnym zakresie. Wtedy mamy pracownika, na którym nam zależało, a jednocześnie nie jesteśmy za niego odpowiedzialni jak pracodawca. Znacznie łatwiej jest wówczas podpisać umowę z biurem pośrednictwa (o czasowym świadczeniu usług) a fakturę wpisać w koszty. W naszych umowach coraz częściej termin płatności za fakturę jest dostosowywany do potrzeb klienta i znacznie się wydłuża w przypadku klientów, z którymi współpracujemy na stałe.- podkreśla Izabela Marek z JOBS.PL. Istnieje też możliwość wymiany czasownika na innego, można też całkiem z niego zrezygnować. Umowa zawarta z biurem może bowiem zostać rozwiązana w trybie natychmiastowym, reguluje ona jedynie zasady współpracy pomiędzy biurem a klientem-przedsiębiorcą. Umowa o współpracy określa stanowisko, które ma być obsadzone, czas na jaki potrzebny jest pracownik, warunki pracy czasownika oraz zasady rozliczania. Trzeba pamiętać, że cena za usługi biura zawiera wynagrodzenie pracownika oraz marżę biura. Wynagrodzenie pracownika oraz marża biura zależy oczywiście od tego, jakimi kwalifikacjami musi się wykazać czasownik, ile będzie pracował i jaki będzie zakres jego obowiązków. Agencje podkreślają, że są elastyczne, także cena może być negocjowana. Trzeba przy tym pamiętać, że choć rekrutacja jest bezpłatna, zostanie wliczona w marżę. Wynagrodzenie 'czasownika' również można określić w dwojaki sposób. Może to być miesięczna pensja lub stawka godzinowa. Godzinowo rozliczane są zwykle krótkie zamówienia. Na przykład stawka za godzinę pracy asystentki może wahać się od 8 do 20 złotych, w zależności od kwalifikacji i wymaganych umiejętności. Czasownik może być potrzebny na bardzo różny czas - od kilku godzin do kilku miesięcy. Najczęściej poszukiwanymi są osoby do pracy na niższych szczeblach administracji biurowej, jak sekretarki, asystentki, pomoce księgowej, osoby do biur obsługi klienta, wprowadzania danych, ale również kasjerzy, sprzedawcy, magazynierzy. Ostatnio coraz częściej zgłaszają się do biur pracy czasowej osoby prowadzące pensjonaty w miejscowościach wypoczynkowych lub gospodarstwa agroturystyczne. Poszukiwane są też osoby do różnego rodzaju firm usługowych, jak cukiernie, siłownie czy bary.

Może zatem warto spróbować i kolejnym razem, gdy będziemy kogoś potrzebować zadzwonić po czasownika?

Autor: Edyta Wereszczyńska- Twój Biznes