Office Administrator

Cel / Zadanie

Wspieranie skutecznej realizacji kontraktów na czas, w ramach budżetu i na wysokim poziomie poprzez zapewnienie kompleksowego wsparcia administracyjnego dla Działu Kontraktów. Rola obejmuje również pomoc Kierownikowi Biura w koordynacji i sprawnym funkcjonowaniu oddziału firmy w Polsce.

Główne Obowiązki / Odpowiedzialności

Wsparcie administracyjne

• Wykonywanie ogólnych zadań administracyjnych dla Działu Kontraktów, w tym przygotowywanie arkuszy kalkulacyjnych, kart danych, e-maili, listów oraz innej dokumentacji z szerokim wykorzystaniem pakietu Microsoft Office.
• Utrzymywanie uporządkowanych systemów archiwizacji (cyfrowych i papierowych) w celu zapewnienia sprawnego przepływu pracy.
• Realizowanie obowiązków biurowych i sekretarskich wymagających znajomości procedur oraz rutynowych działań biurowych.
• Współpraca przy przygotowywaniu zleceń i kontaktów/kontraktów.

Podróże i zakwaterowanie

• Współpraca z Działem Podróży w celu zapewnienia sprawnej koordynacji logistyki podróży.
• Pomoc w organizacji podróży (loty, autobusy, taksówki itp.) w razie potrzeby.
• Organizowanie rezerwacji zakwaterowania, gdy jest to wymagane.

Finanse i dokumentacja

• Kompletowanie formularzy wydatków i obsługa paragonów dla brygadzistów morskich i terenowych.
• Zapewnienie kompletności i prawidłowego archiwizowania dokumentacji związanej z zapotrzebowaniem na pracowników.
• Przetwarzanie kart pracy (timesheets).

Koordynacja i komunikacja

• Współpraca z podwykonawcami w zakresie harmonogramów podróży, informacji projektowych i wymagań dokumentacyjnych.
• Pomoc w organizacji wiz dla podwykonawców i pracowników, jeśli jest to wymagane.
• Wspieranie komunikacji między działami w celu zapewnienia sprawnej realizacji kontraktów.

Tłumaczenia i wsparcie

• Tłumaczenie dokumentów firmowych, korespondencji i raportów w razie potrzeby (polski-angielski).
• Udzielanie ogólnego wsparcia Kierownikowi Biura w koordynacji codziennych działań oddziału firmy w Polsce.
• Wykonywanie innych zadań zleconych przez kierownictwo w granicach rozsądku.

Pożądane cechy

• Silne umiejętności organizacyjne oraz zdolność do skutecznego ustalania priorytetów.
• Doskonała dbałość o szczegóły i dokładność.
• Bardzo dobre umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej w języku polskim i angielskim.
• Postawa proaktywna oraz umiejętność pracy samodzielnej i zespołowej.
• Profesjonalne, życzliwe i pewne siebie podejście w kontaktach z współpracownikami i partnerami zewnętrznymi.
• Zdolność pracy pod presją czasu oraz dotrzymywania terminów.
• Wysoki poziom uczciwości, dyskrecji i poufności.
• Nastawienie na rozwiązywanie problemów oraz gotowość do podejmowania inicjatywy.
• Możliwość pracy poza standardowymi godzinami biurowymi, gdy jest to wymagane.

Doświadczenie zawodowe

• Udowodnione doświadczenie w pracy administracyjnej lub w roli wsparcia biurowego (preferowane 2+ lata).
• Doświadczenie w organizacji podróży służbowych i koordynacji logistyki będzie atutem.
• Doświadczenie we wspieraniu zespołów kontraktowych lub projektowych będzie mile widziane.
• Praktyka we współpracy z podwykonawcami lub partnerami zewnętrznymi będzie korzystna.
• Doświadczenie w obsłudze rozliczeń, wydatków i innej dokumentacji finansowej.
• Poprzednie doświadczenie w tłumaczeniach (polski-angielski) będzie dodatkowym atutem.
• Biegłość w obsłudze pakietu Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) oraz ogólnego oprogramowania biurowego.
• Znajomość oprogramowania Software in People Management mile widziana, ale nie wymagana.

Oferujemy

• Dogodne warunki pracy oraz dobre środowisko pracy w międzynarodowej, stabilnej i dynamicznie rozwijającej się firmie.
• Możliwość rozwoju zawodowego.
• Szkolenia - w Polsce i za granicą.
• Ciekawe wyzwania i różnorodne zadania.
• Możliwość zagranicznych wyjazdów służbowych, w tym wizyt na największych i najbardziej prestiżowych statkach wycieczkowych na świecie.
• Karty MultiSport oraz ubezpieczenie grupowe.
• Wydarzenia i integracje firmowe.

Inne informacje

Możesz zostać poproszony/a o udział w szkoleniach, kursach lub innych formach rozwoju zawodowego niezbędnych do wspierania celów firmy i spełniania oczekiwań dotyczących wyników pracy.

Specyfikacja stanowiska może ulec zmianie w zależności od potrzeb biznesowych.