Specjalista administracji (m/k)

Opis stanowiska:

• tworzenie i aktualizacja harmonogramów pracy zespołów,
• prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz absencji pracowników,
• rejestrowanie zmian w grafikach i harmonogramach,
• wsparcie managerów w procesie weryfikacji i akceptacji nadgodzin,
• przygotowywanie raportów dotyczących czasu pracy i dostępności zasobów,
• udział w spotkaniach planistycznych oraz koordynacyjnych z Project Managerami i planistami,
• wsparcie procesu planowania zakresu prac i alokacji zasobów,
• monitorowanie dostępności zasobów oraz wsparcie w ich optymalnym wykorzystaniu,
• przygotowywanie i udział w spotkaniach podsumowujących (debriefing),
• bieżąca komunikacja z interesariuszami projektów, w tym prowadzenie korespondencji mailowej,
• współpraca przy procesowaniu faktur oraz rozliczeń związanych z oddelegowaniami i projektami,
• administracja procesami związanymi z oddelegowaniami krajowymi i zagranicznymi,
• obsługa systemów wykorzystywanych do zarządzania projektami, personelem i podróżami służbowymi,
• weryfikacja poprawności danych w systemach oraz współpraca z użytkownikami biznesowymi,
• wsparcie procesów związanych z bezpieczeństwem podróży, wizami i dokumentacją projektową.

Wymagania:

• wykształcenie wyższe – mile widziane kierunki jak administracja lub podobne,
• min. 2 lata doświadczenia w pracy na stanowisku asystencko-administracyjnym lub projektowym w dużej organizacji,
• doświadczenie we współpracy z innymi działami – finansowym, księgowym, kadr,
• bardzo dobra znajomość j. angielskiego w mowie i piśmie,
• bardzo dobra znajomość pakietu MS Office,
• inicjatywa i samodzielność w działaniu,
• wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne oraz wysoka kultura osobista,
• zaangażowanie, dyspozycyjność i chęć zdobycia doświadczenia w międzynarodowym środowisku pracy.

Oferujemy:

• pracę w międzynarodowym środowisku w nowoczesnej, globalnej organizacji,
• zatrudnienie na pełen etat na podstawie umowy o pracę na zastępstwo,
• atrakcyjne wynagrodzenie,
• pracę w modelu hybrydowym,
• pakiet benefitów pozapłacowych: prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie grupowe, dofinansowanie karty MultiSport,
• premię roczną,
• możliwość rozwoju w międzynarodowym przedsiębiorstwie.

www.trenkwalder.pl