Pracownik administracyjny w Dziale Administracyjno-Ekonomicznym

Zakres obowiązków:

1. Bieżąca analiza zużycia mediów oraz ich rozliczanie.
2. Prowadzenie ewidencji i rozliczanie faktur oraz rachunków za media i opłaty eksploatacyjne.
3. Opracowywanie (merytoryczne) dokumentów finansowych za usługi wykonane przez   podmioty zewnętrzne poprzez:
   1. weryfikację dokumentu,
   2. przekazanie w celu rejestracji do kancelarii Uniwersytetu,
   3. opis merytoryczny dokumentu,
   4. podział kosztów zgodnie z rozdzielnikami,
   5. wpis do systemu 'dziekanat' zgodnie z zamówieniami.
4. Przygotowanie umów i zamówień dla podmiotów zewnętrznych na realizację zadań wynikających z działalności Działu.
5. Prowadzenie rejestrów faktur, umów, zamówień realizowanych przez Dział.
6. Archiwizowanie dokumentów.
7. Ustalanie wskaźników rozliczeniowych za media.
8. Wnioskowanie o wystawienie refaktur z tytułu zużycia mediów przez kontrahentów wynajmujących w obiektach uczelni powierzchnie pod działalność gospodarczą.
9. Analiza kosztów za media zgodnie z zawartymi umowami na dostawy mediów oraz nadzór i kontrola dostaw mediów do obiektów Uniwersytetu.
10. Sporządzanie ewidencji miesięcznych kosztów eksploatacji z podziałem na poszczególne obiekty Uczelni.
11. Sporządzanie rocznego planu wydatków (dostaw, usług, zużycia mediów) oraz sporządzanie w porozumieniu z pozostałymi działami - planu rzeczowo-finansowego.
12. Prowadzenie na podstawie wpływających faktur ewidencji kosztów zgodnie z planem rzeczowo-finansowym w celu kontroli wydatków.
13. Planowanie kwartalnych obciążeń, składanie kwartalnych zamówień na media, itp.,
14. Prowadzenie sprawozdawczości w zakresie obejmującym tematycznie działalność jednostki.
15. Sporządzanie korespondencji wychodzącej w zakresie obejmującym tematycznie działalność Działu.
16. Przygotowywanie korespondencji do podpisu Dyrektora Biura.
17. Prowadzenie terminarza spraw, zebrań, spotkań i narad w których uczestniczy Dyrektor Biura.
18. Koordynowanie terminów spotkań w których uczestniczy Dyrektor lub których organizację zleca bez swojego udziału.
19. Przygotowywanie podróży służbowych Dyrektora Biura - przygotowanie dokumentów delegacji, rezerwacja noclegów, organizacja spotkań.
20. Przygotowanie oraz obsługi spotkań, narad i zebrań organizowanych przez Dyrektora Biura.
21. Przygotowanie i wydruk materiałów na spotkania oraz dla Dyrektora Biura.
22. Redagowanie ogłoszeń i komunikatów lub innych treści na Uczelnianą stronę internetową w zakresie działania Działu Administracyjno-Ekonomicznego.
23. Zamawiania materiałów biurowych i spożywczych, gadżetów reklamowych oraz materiałów informacyjnych na potrzeby Działu Administracyjno-Ekonomicznego oraz Dyrektora Biura.
24. Odbieranie, łączenie i generowanie połączeń telefonicznych do i od Dyrektora Biura.
25. Przygotowanie danych do postępowań przetargowych realizowanych przez i na zlecenie Działu Administracyjno-Ekonomicznego.

Od kandydata oczekujemy :

• Wykształcenie minimum średnie.
• Doświadczenie na podobnym stanowisku pracy (kierowanie zespołem).
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office.
• Duża samodzielność i kreatywność w realizacji zadań.
• Umiejętność analitycznego myślenia.
• Umiejętność pracy w zespole, komunikatywność.
• Umiejętność dobrej organizacji pracy.
• Umiejętność stosowania i interpretacji dokumentów oraz instrukcji.
• Dokładność, systematyczność i odpowiedzialność w działaniu.
• Wysoka kultura osobista.

Oferujemy:

1. Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę.
2. Pakiet socjalny (m.in. dofinansowanie do wypoczynku letniego, świadczenia świąteczne, pożyczki mieszkaniowe).
3. Dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. 'trzynastka'.
4. Dodatek za staż pracy wypłacany w okresach miesięcznych.
5. Nagrody jubileuszowe z tytułu wieloletniej pracy.
6. Możliwość skorzystania z ubezpieczenia grupowego.
7. Wynagrodzenie za pracę zgodne z Rozporządzeniem Rady Ministrów.
8. Premia miesięczna.

Wymagane dokumenty:

1. CV oraz list motywacyjny oraz informacje, o których mowa w art. 22¹ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1320 ze zm.), tj. imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
2. Kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie i kwalifikacje zawodowe.
3. Kopie dokumentów potwierdzających przebieg zatrudnienia,.
4. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w liście motywacyjnym lub innych załączonych dokumentach - jeśli w zakresie tych danych zawarte są szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO.
5. W przypadku chęci uczestnictwa w kolejnych naborach prowadzonych przez Uniwersytet Zielonogórski proszę o umieszczenie oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu wykorzystania ich w kolejnych naborach prowadzonych przez Uniwersytet Zielonogórski przez okres najbliższych 6 miesięcy.

Oświadczenia, o których mowa w punkcie 'Wymagane dokumenty' w pozycji od 4) do 5) mogą być zawarte w liście motywacyjnym w następujący sposób:

’Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu wykorzystania ich w kolejnych naborach prowadzonych przez Uniwersytet Zielonogórski przez okres najbliższych 6 miesięcy.

      lub

’ Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w liście motywacyjnym oraz załączonych do niego dokumentach - wymagane jeśli przekazane dane obejmują szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO.

Sposób składania dokumentów:

1. dokumenty z dopiskiem BZNiOU Dział Administracyjno-Ekonomiczny należy składać: osobiście w Dziale Osobowym Uniwersytetu Zielonogórskiego, ul. Licealna 9, pok. 12, elektronicznie na adres: rekrutacja-pracownikow@adm.uz.zgora.pl  lub przesłać w zamkniętej kopercie na adres: Uniwersytet Zielonogórski, 65-417 Zielona Góra, ul. Licealna 9,
2. termin składania ofert: 21.01.2026 r. do godz. 15:00. W przypadku wysyłania pocztą decyduje data stempla pocztowego, a w przypadku wysyłania drogą elektroniczną lub osobistego dostarczenia dokumentów decyduje data wpływu do Działu Osobowego,
3. list motywacyjny oraz wszystkie składane oświadczenia powinny być opatrzone podpisem,
4. do dokumentów sporządzonych w języku obcym należy dołączyć tłumaczenie tych dokumentów,
5. osoby, których oferty zostaną pozytywnie rozpatrzone, będą powiadomione o terminie rozmowy,
6. osoby, których oferty zostaną rozpatrzone negatywnie, nie będą o tym informowane, a oferty zostaną komisyjnie zniszczone po zakończeniu rekrutacji.