Koordynatorka/Koordynator dostarczania usług księgowych

Poszukujemy Koordynatora/Koordynatorki dostarczania usług księgowych, który obejmie operacyjne zarządzanie zespołem księgowo-kadrowym i zagwarantuje najwyższą jakość obsługi klientów w prężnie rozwijającej się firmie świadczącej usługi księgowe.

To kluczowa rola odpowiedzialna za: ciągłość usług, obłożenie zespołu, jakość, rentowność, planowanie zasobów oraz eliminowanie ryzyk operacyjnych.

 Zakres obowiązków:

Zarządzanie operacyjne zespołem

• Planowanie, monitorowanie i rozdzielanie obciążenia pracy
• Zapewnienie 15% buforu dostępności zespołu.
• Równoważenie obciążenia między księgowymi i kadrowymi.
• Tworzenie i utrzymywanie systemu zastępstw (pary stanowisk)
• Zarządzanie zespołem standby - osoby utrzymujące gotowość do wsparcia kryzysowego lub projektowego.

• Prognozowanie  zapotrzebowania 2-3 miesiące do przodu.

• Rekrutacja dodatkowych specjalistów z wyprzedzeniem.
• Optymalny dobór kompetencji i obłożenia w zespole.
• Podejmowanie decyzji  operacyjnych (zatrudnienia, przesunięcia, reorganizacja portfela     klientów).

• Nadzór nad pracą zespołu w  oparciu o dane, systemy CRM i wytyczne.
• Wychwytywanie opóźnień, błędów, ryzyk, 
• Zapewnienie zgodności z procesami i standardami obsługi.

• Monitorowanie zmian  wolumenu pracy, dodatkowych usług i realnych potrzeb klientów.
• Dostosowywanie obsługi do zakresu abonamentu lub rekomendowanie jego zmiany.
• Zapewnienie terminowości, jakości i ciągłości pracy.

• Analiza opłacalności klientów (czas vs przychód vs zaangażowanie zespołu).
• Identyfikacja klientów nierentownych i rekomendowanie działań naprawczych.
• Zapewnienie realizacji założeń stawki roboczogodziny.

• Organizacja zespołu standby w okresach wzmożonej pracy lub absencji.
• Utrzymywanie ciągłości obsługi w sezonowości lub nagłych wzrostach zapotrzebowania.
• Eliminacja ryzyka "nieobsłużonego klienta".

• Organizacja dodatkowej warstwy manualnej kontroli (po automatach).
• Weryfikacja poprawności księgowań i pracy kadrowo-płacowej.
• Audyty wewnętrzne

Wymagania

Kompetencje twarde

• Doświadczenie w księgowości - potwierdzone testami/certyfikatami (warunek konieczny).
• Mile widziane doświadczenie w kadrach i płacach.
• Doświadczenia w zarządzaniu zespołem.
• Umiejętność analizy danych, pracy na CRM/KPI, raportach i czasie pracy.
• Rozumienie ekonomiki usług: marża, rentowność, stawka godzinowa, ryzyka.

 Kompetencje miękkie

• Bardzo dobra organizacja pracy i myślenie procesowe.
• Proaktywność i przewidywanie problemów. 
• Samodzielność w podejmowaniu decyzji.
• Odporność na presję i poczucie odpowiedzialności.
• Umiejętność rozwiązywania konfliktów 

• Atrakcyjne wynagrodzenie
• Pakiet benefitów
• Dofinansowanie do lunchu