Project Administrator

Opis stanowiska:

Administracji Projektów, będzie odpowiedzialny za kompleksowe wsparcie administracyjne i logistyczne Kierowników Projektów oraz zespołów projektowych. Osoba na tym stanowisku zapewni sprawne i dokładne zarządzanie dokumentacją projektową, koordynacją personelu, organizacją podróży służbowych oraz wymogami z zakresu BHP. Idealny kandydat to osoba bardzo dobrze zorganizowana, skrupulatna i potrafiąca skutecznie zarządzać wieloma priorytetami w dynamicznym środowisku pracy.

Kluczowe obowiązki:

Administracja projektowa

• Przygotowywanie i wgrywanie manifestów projektowych oraz powiązanej dokumentacji.
• Koordynacja z Kierownikami Projektów w zakresie identyfikacji i realizacji potrzeb kadrowych.
• Zarządzanie i aktualizowanie organizacji podróży służbowych, w tym prowadzenie arkusza śledzenia podróży.
• Wystawianie zleceń pracy, umów oraz listów zatrudnienia dla personelu projektowego.
• Utrzymywanie kontaktu z klientami w celu potwierdzenia wymagań projektowych i dokumentacji.
• Śledzenie stawek pracowniczych i zapewnienie aktualności oraz poprawności zapisów.
• Utrzymywanie i aktualizowanie plików, baz danych i arkuszy kalkulacyjnych dotyczących bieżących projektów.
• Wypełnianie i przetwarzanie kart pracy oraz pomoc przy raportowaniu wydatków dla Kierowników Projektów.
• Składanie wniosków SIPSI oraz obsługa dokumentacji związanej z zgodnością (compliance).
• Terminowe przekazywanie pasków płacowych podwykonawcom.
• Komunikowanie aktualizacji i zmian projektowych odpowiednim członkom zespołu.
• Zapewnienie przygotowania pełnej dokumentacji przed mobilizacją projektu.

Zdrowie i Bezpieczeństwo (mile widziane, ale nie wymagane)

• Zapewnienie zgodności ze wszystkimi standardami BHP oraz procedurami firmy w ramach działań projektowych.
• Potwierdzanie, że cały personel ukończył szkolenie w BeSafeHub lub równoważne szkolenie z zakresu bezpieczeństwa przed mobilizacją.
• Monitorowanie zgodności z wymaganiami BHP obowiązującymi na miejscu i w firmie.
• Natychmiastowe i dokładne zgłaszanie oraz dokumentowanie wszelkich incydentów, wypadków lub sytuacji potencjalnie niebezpiecznych.
• Wspieranie Kierowników Projektów w przygotowywaniu raportów bezpieczeństwa i prowadzeniu powiązanej dokumentacji.
• Promowanie proaktywnej kultury bezpieczeństwa w zespole i w ramach projektów.

Umiejętności i kwalifikacje:

• Udokumentowane doświadczenie w administracji projektowej, koordynacji lub na podobnym stanowisku.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne i wielozadaniowość, z dużą dbałością o szczegóły.
• Skuteczne umiejętności komunikacji i współpracy interpersonalnej.
• Biegłość w obsłudze pakietu Microsoft Office (w szczególności Excel, Word i Outlook).
• Doświadczenie w zarządzaniu dokumentacją i wprowadzaniu danych.
• Zdolność do efektywnej pracy pod presją czasu i w warunkach napiętych terminów.
• Znajomość organizacji podróży służbowych i logistyki projektów międzynarodowych (mile widziana).
• Świadomość standardów BHP i wymagań raportowych.
• Biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.

Preferowane kwalifikacje:

• Doświadczenie w branży inżynieryjnej, budowlanej lub w projektach offshore/morskich.
• Znajomość wymagań SIPSI oraz procesów zarządzania podwykonawcami.
• Szkolenie lub certyfikat z zakresu BHP (np. IOSH, NEBOSH) - mile widziane, ale nie wymagane.

Oferujemy:

• Atrakcyjne wynagrodzenie.
• Możliwość udziału w ekscytujących projektach kształtujących przyszłość branży morskiej.
• Wspierające środowisko pracy i przyjazny zespół.
• Wydarzenia integracyjne dla pracowników.