Asystent/Asystentka Administracyjna - Warszawa

Oferta pracy: Asystent/Asystentka Administracyjna
Umowa: Umowa na czas określony z możliwością przekształcenia w umowę na czas nieokreślony
Miejsce pracy: Ambasada w Warszawie

Kogo szukamy:

• Poszukujemy wszechstronnej i dobrze zorganizowanej osoby na stanowisko Asystenta/Asystentki Administracyjnej do naszego zespołu. Osoba na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za kwestie administracyjne i logistyczne, zapewniając sprawne codzienne funkcjonowanie naszej instytucji.

Główne obowiązki

• Wsparcie administracyjne i organizacyjne
• Zarządzanie kalendarzem.
• Obsługa odwiedzających telefonicznie oraz osobiście.
• Obsługa korespondencji tradycyjnej i elektronicznej (redagowanie, formatowanie i archiwizacja pism).
• Organizacja i prowadzenie archiwum dokumentów (papierowego i elektronicznego).
• Zarządzanie i monitorowanie faktur oraz zamówień
• Wprowadzanie zamówień, przygotowywanie ofert i faktur.
• Przygotowywanie dokumentów dla księgowości.
• Wsparcie logistyczne i ogólne
• Zarządzanie materiałami biurowymi i materiałami eksploatacyjnymi.
• Koordynacja współpracy z zewnętrznymi usługodawcami (IT, konserwacja, ochrona itp.).

Wymagany profil kandydata

• Kwalifikacje (umiejętności techniczne)
• Wykształcenie wyższe licencjackie lub równoważne w zakresie administracji biurowej, zarządzania lub pokrewne.
• Doświadczenie na podobnym stanowisku będzie dodatkowym atutem.
• Bardzo dobra znajomość pakietu Office (Word, Excel, PowerPoint) jest wymagana.
• Dobra znajomość języka angielskiego lub francuskiego oraz polskiego w mowie i piśmie.

Umiejętności interpersonalne (cechy osobiste)

• Dyskrecja i poufność.
• Dobra organizacja pracy i skrupulatność: umiejętność ustalania priorytetów i dotrzymywania terminów.
• Samodzielność i proaktywność: inicjatywa oraz umiejętność przewidywania potrzeb.
• Bardzo dobre umiejętności interpersonalne: dyskrecja, dyplomacja i nastawienie na obsługę.
• Wszechstronność i zdolność adaptacji do zmieniającego się środowiska pracy.

Warunki szczególne

• Elastyczność: gotowość do pracy wieczorami, w weekendy i święta zgodnie z harmonogramem dyplomatycznym, z możliwością odbioru przepracowanych godzin lub dni.
• W przypadku cudzoziemców: dokument potwierdzający prawo pobytu uprawniające do wykonywania pracy zawodowej oraz legalny pobyt w Polsce na podstawie zezwolenia na pobyt długoterminowy.

Prosimy aplikowac poprzez APLIKUJ TERAZ lub bezpośredni na  recruitment.smmw@gmail.com